Übernahme von E-Mail-Nachrichten aus alten Archiven

Michael Tawil
Michael Tawil
  • Aktualisiert

*Übersetzt mit AI*

Dieser Artikel soll als Leitfaden für die Interaktion mit dem Service Delivery Team/Agenten dienen, der den Kunden bei der Ingestion-Anfrage unterstützt. Er ist in die folgenden Abschnitte unterteilt.

  1. Wie der Dropsuite Free Ingestion Service funktioniert
  2. Bereitstellung von Amazon S3 Bucket Credentials
  3. Wie man Daten mit dem Dropsuite Free Ingestion Service hochlädt
  4. Wichtige Punkte, die zu beachten sind
  5. Übersicht der Ingestion-Typen
  6. Richtlinien für Mapping-Dateien

Wie der Dropsuite Free Ingestion Service funktioniert

Sobald Ihre Anfrage an das Service Delivery Team weitergeleitet wurde, werden Sie von einem Teammitglied über das Ticket-System kontaktiert. Es wird sich Ihnen vorstellen und Ihnen mitteilen, in welcher Zeitzone es arbeitet, damit Sie eine Vorstellung davon haben, wie oft Sie Updates erwarten können.

In der Regel können Sie für den Free Ingestion Service innerhalb von 2 Werktagen nach Weiterleitung Ihres Tickets an das Service Delivery Team eine Antwort erwarten.

 

Bereitstellung von Amazon S3 Bucket-Anmeldeinformationen

Das Teammitglied wird die erforderlichen Amazon S3 Bucket-Anmeldeinformationen vom internen Team anfordern. Diese Zugangsdaten werden Ihnen in einer separaten E-Mail (out-of-band) an die mit Ihrem Konto verknüpfte E-Mail-Adresse gesendet.

HINWEIS: Wenn Sie die Zugangsdaten an eine andere Kontaktperson senden möchten, teilen Sie dies bitte dem Support-Team bei Ihrer ersten Kontaktaufnahme mit.

Zusammen mit den Anmeldedaten erhalten Sie eine kurze Anleitung und einen Download-Link für das S3-Browser-Tool eines Drittanbieters.

Bitte beachten Sie, dass Dropsuite keinen Support für den S3 Browser anbietet, da es sich um Software von Drittanbietern handelt. Wir haben keine Kontrolle über Faktoren wie Upload-Geschwindigkeit oder Dateigrößenbeschränkungen bei der Verwendung dieses Tools.

Wir empfehlen jedoch die Verwendung von S3 Browser, da es sich um ein kostenloses Tool handelt, das eine benutzerfreundliche grafische Oberfläche für den Zugriff auf und die Interaktion mit S3-Buckets bietet.

 

So laden Sie Daten mit dem Dropsuite Free Ingestion Service hoch

Sobald Sie die Amazon S3-Zugangsdaten in einer Out-of-Band-E-Mail erhalten haben, folgen Sie diesen Schritten, um Ihre Daten hochzuladen:

  1. S3 Browser herunterladen
    • Besuchen Sie S3 Browser Download und laden Sie die Anwendung herunter.
    • Installieren Sie sie auf Ihrem System.
    • Hinweis: Wenn Sie eine große Menge an Daten auf S3 hochladen müssen, sollten Sie die S3 Browser Pro Version erwerben, die gleichzeitiges Hochladen ermöglicht.
  2. Starten Sie die S3-Browser-Anwendung
    • Öffnen Sie die S3-Browser-Anwendung. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie die Zugangsschlüssel-ID und den geheimen Zugangsschlüssel ein, die Sie in der E-Mail erhalten haben. Achten Sie darauf, dass Sie die Details genau so eingeben, wie sie erscheinen, ohne zusätzliche Zeichen.
  3. Geben Sie den Bucket-Namen ein
    • Im nächsten Schritt werden Sie aufgefordert, den Namen des externen Buckets einzugeben. Geben Sie ihn als „REPLACEWITHBUCKETNAME“ ein (ohne die Anführungszeichen).
  4. Dateien hochladen
    • Navigieren Sie zum Ordner uploads im S3 Browser. Sie können nun mit dem Hochladen der erforderlichen Zip-Dateien für die Ingestion beginnen.

Bitte beachten Sie, dass der in der E-Mail angegebene Link für die Anmeldedaten in 7 Tagen abläuft. Es wird daher empfohlen, die Anmeldedaten für eine spätere Verwendung lokal zu speichern.

Diese Screenshots können Sie durch den Prozess leiten.

Wichtige Punkte, die zu beachten sind

  1. Beibehaltung der Ordnerstruktur
    • Wenn Ihre EML/PST-Dateien mit einer bestehenden Ordnerstruktur hochgeladen werden, behält das Ingestion-System diese Struktur bei.
  2. Aufnahmeprozess
    • Das System nimmt die Dateien auf der Basis des Ist-Zustands auf. Das heißt, wenn Ihre Dateien in zusätzlichen Verzeichnissen auf oberster Ebene hochgeladen werden (z. B. wenn sie in einem bestimmten Ordnerformat gepackt sind), werden sie vom System in genau dieser Struktur aufgenommen.
    • Empfehlung: Um zu vermeiden, dass die Struktur der Ordner/Unterordner beibehalten wird, ist es am besten, die EML/PST-Dateien direkt in den Upload-Ordner im Amazon S3-Bucket hochzuladen.
    • Es werden nur gezippte EML- oder PST-Dateien für die Aufnahme akzeptiert. Alle anderen Dateitypen werden vom Aufnahmesystem nicht berücksichtigt.
      • In den Dateien enthaltene Nicht-EML-Elemente, wie z. B. Kontakte (.vcf) oder Kalendertermine/Besprechungen (.ical), werden nicht aufgenommen. Diese Elementtypen werden während des Prozesses ignoriert, selbst wenn sie in PST-Dateien enthalten sind.
  3. Komprimierungssoftware
      • Bitte beachten Sie, dass wir nur die Verwendung von Zip/Gzip und nicht von 7z-Software unterstützen. Unsere Anwendung unterstützt derzeit keine 7z-Kompression.

Um einen reibungslosen Einleseprozess zu gewährleisten, stellen Sie bitte sicher, dass Ihre Daten nur EML- oder PST-Dateien enthalten. Andere Formate werden vom System nicht verarbeitet.

 

Übersicht der Ingestion-Typen

Archivierungs-Ingestion

Archiver Ingestions werden in der Regel verwendet, wenn die E-Mail-Daten nicht direkt mit einem bestimmten Benutzer verknüpft werden können. Dies ist häufig der Fall, wenn die Quelldateien eine Mischung aus EML-Dateien von mehreren Konten sind und die genaue Benutzerzuordnung nicht bekannt ist.

In solchen Fällen wird in der Regel ein „Catch-All“-E-Mail-Konto erstellt, und alle Daten werden in dieses Konto importiert. Während des Einlesevorgangs ordnet das System die EML-Dateien dem Sammelkonto zu oder versucht, die Zuordnung zu einzelnen Konten anhand der bereitgestellten Daten zu ermitteln.

Beispiel:
Wenn Sie eine große Sammlung von unsortierten EML-Dateien haben und nicht feststellen können, welche Datei zu welchem Benutzer gehört, können Sie alle Daten in ein einziges Konto (das Sammelkonto) hochladen, um die Informationen zu erhalten.

 

Ingestion ohne Archivierung

Bei einem Non-Archiver-Ingestion ist die Zuordnung zwischen den Quelldateien und den E-Mail-Konten bereits vorgegeben. Das bedeutet, dass Sie genau wissen, welche Dateien welchen E-Mail-Konten entsprechen, bevor Sie den Ingestion-Prozess starten.

Das System überträgt die Dateien direkt in die entsprechenden E-Mail-Konten, ohne dass sie sortiert werden müssen.

Beispiel:
Sie haben einen Ordner mit PST-Dateien, und jede Datei ist entsprechend dem Benutzerkonto, zu dem sie gehört, beschriftet. So können Sie die Dateien direkt in die entsprechenden Konten einfügen.

 

Richtlinien für Mapping-Dateien

Damit der Aufnahmeprozess korrekt funktioniert, müssen Sie eine Zuordnungsdatei bereitstellen, um die Quelldateien mit den entsprechenden E-Mail-Konten zu verknüpfen. Dropsuite unterstützt zwei Arten von Ingestions, die jeweils einen anderen Typ von Mapping-Datei erfordern.

Verantwortung für die Mapping-Datei:

Bitte beachten Sie, dass Dropsuite keine Mapping-Dateien in Ihrem Namen erstellen, hochladen oder verwalten kann. Wir können nicht für mögliche Fehler verantwortlich gemacht werden, wenn Daten in das falsche Ziel aufgenommen werden.
Der Aufnahmeprozess ist vollständig automatisiert, und das Personal von Dropsuite hat während dieses Prozesses keinen Zugang zum System.


Wichtiger Hinweis: Achten Sie darauf, dass Sie das Trennzeichen Komma ( , ) in Ihrer CSV-Datei verwenden. Wenn Sie ein anderes Trennzeichen verwenden, wird die Aufnahme nicht funktionieren. In diesem Fall müssen Sie Ihre Mapping-Datei korrigieren und erneut hochladen.

 

Archiver Ingestion Mapping-Datei

Wie bereits erwähnt, werden Archiver Ingestions in der Regel verwendet, wenn die E-Mail-Daten nicht direkt mit einem bestimmten Benutzer verknüpft werden können. Dies ist in der Regel der Fall, wenn die Quelldateien eine Mischung aus EML-Dateien von verschiedenen Konten sind und die genaue Zuordnung zu den Benutzern unbekannt ist. In diesem Fall ist die Mapping-Datei einfacher auszufüllen.

Die Beispiel-Zuordnungsdatei, die Sie für einen Archiver-Ingestion erhalten, sieht wie folgt aus:

Name der Datei
mikro_datei_beispiel.zip
probe.pst
micro_probe.pst


In der folgenden Tabelle werden die Felder in der Mapping-Datei und die darin einzugebenden Daten erläutert

Feldname Erläuterung
datei_name

-Dieses Feld sollte die Dateinamen der zu übernehmenden E-Mail-Daten enthalten.

-Es muss den vollständigen Dateinamen mit der korrekten Erweiterung enthalten. Wenn sich die Datei in Unterordnern befindet, geben Sie den vollständigen Dateipfad an.

 

Non-Archiver Ingestion Mapping-Datei

Bei einer Non-Archiver-Ingestion ist die Zuordnung zwischen den Quelldateien und den E-Mail-Konten bereits vorgegeben. Das bedeutet, dass Sie genau wissen, welche Dateien welchen E-Mail-Konten entsprechen, bevor Sie den Ingestion-Prozess starten. Für die Zuordnungsdatei sind daher ein paar mehr Informationen erforderlich.


Die Beispiel-Zuordnungsdatei, die Sie für eine Non-Archiver-Ingestion erhalten, sieht wie folgt aus:

Konto_id email_account_id E-Mail datei_name
XXXXXX   test1@xyz.onmicrosoft.com test_emls/test_sample.pst
XXXXXX   test2@xyz.onmicrosoft.com test_emls/test_eml.zip

 

In der nachstehenden Tabelle werden die Felder in der Mapping-Datei und die in sie einzugebenden Daten erläutert:

Feldname Erläuterung
account_id -Dies ist die Ihrer Dropsuite-Organisation zugewiesene Konto-ID.
email_account_id -Dieses Feld ist nur erforderlich, wenn die E-Mail-Adresse des Benutzers nicht mit der E-Mail-Adresse des Mandanten übereinstimmt oder wenn es mehrere Benutzer mit der gleichen E-Mail-Adresse gibt.
email -Dieses Feld sollte die E-Mail-Adresse des Benutzers enthalten, für den die Daten aufgenommen werden sollen.
datei_name

-Dieses Feld sollte die Dateinamen der E-Mail-Daten enthalten, die aufgenommen werden sollen.

-Er muss den vollständigen Dateinamen mit der korrekten Erweiterung enthalten. Wenn sich die Datei in Unterordnern befindet, ist der vollständige Dateipfad anzugeben.

 

Dieser Abschnitt gilt sowohl für Archivierungs- als auch für Nicht-Archivierungs-Ingests.

Wie oben beschrieben, sollte der Abschnitt file_name beider Zuordnungsdateien die Dateinamen der einzulesenden E-Mail-Daten enthalten und den vollständigen Dateinamen mit der korrekten Erweiterung angeben. Wenn sich die Datei in Unterordnern befindet, geben Sie den vollständigen Dateipfad an.

Die folgenden Beispiele sollen den Unterschied verdeutlichen:

  • Die Datei wird direkt in den S3-Ordner „uploads“ hochgeladen (keine Ordner):
konto_id email_Konto_ID E-Mail datei_name
XXXXXX   test1@xyz.onmicrosoft.com sample.pst
  • Datei, die in mehreren Ordnern innerhalb des S3-Buckets enthalten ist:
konto_id email_Konto_ID E-Mail datei_name
XXXXXX   test2@xyz.onmicrosoft.com FOLDER-NAME1/FOLDER-NAME2/sample.pst

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