Übernahme von E-Mail-Nachrichten aus alten Archiven

Thema

Dieser Artikel erklärt den Dropsuite-Ingestion-Service für archivierte E-Mail-Nachrichten.

Umgebung

Dropsuite

Beschreibung

E-Mail-Ingestion ist der Prozess des Massenimports von E-Mail-Daten in Form von EML- oder PST-Dateien in das Dropsuite-System. Dropsuite bietet diesen Service für unsere Kunden kostenlos an. In den folgenden Abschnitten finden Sie weitere Informationen darüber, wie unser Ingestionsprozess funktioniert.

Wie der Dropsuite Free Ingestion Service funktioniert

Sobald wir Ihre Anfrage erhalten und an unser Serviceteam weitergeleitet haben, wird sich ein Teammitglied über unser Support-Ticketing-System mit Ihnen in Verbindung setzen. Das Teammitglied wird sich vorstellen und Ihnen mitteilen, in welcher Zeitzone es arbeitet und wie oft Sie mit Aktualisierungen rechnen können. In der Regel können Sie innerhalb von zwei Werktagen eine Antwort erwarten, nachdem wir Ihr Support-Ticket an unser Serviceteam weitergeleitet haben.

Amazon S3 Bucket-Anmeldeinformationen

Dropsuite verwendet Amazon S3 (Simple Storage Service) Buckets für sichere und dauerhafte Cloud-basierte Speicherung. Um Ihre Dateien zu übertragen, benötigen Sie die Zugangsdaten für den Amazon S3-Bucket. Ihr Dropsuite-Teammitglied holt die erforderlichen Anmeldedaten ein und sendet sie an die mit Ihrem Konto verbundene E-Mail-Adresse. Wir werden Ihre Anmeldedaten nicht in Ihrem Support-Ticket veröffentlichen.

Wenn Sie die Anmeldedaten an eine andere Kontaktperson senden möchten, teilen Sie dies dem Support-Team bei der ersten Kontaktaufnahme mit, damit die E-Mail-Adresse, an die wir Ihre Anmeldedaten senden, aktualisiert werden kann.

Zusammen mit den Anmeldedaten erhalten Sie eine kurze Anleitung und einen Download-Link für das Amazon S3-Browser-Tool eines Drittanbieters. Wir empfehlen die Verwendung des S3-Browsers von Amazon für den Zugriff auf und die Interaktion mit S3-Buckets, da es sich um ein kostenloses und einfach zu verwendendes Tool handelt.

Dropsuite bietet keine Unterstützung für den S3 Browser, da es sich um Software von Drittanbietern handelt. Wir haben keine Kontrolle über Faktoren wie Upload-Geschwindigkeit oder Dateigrößenbeschränkungen bei der Verwendung dieses Tools.

Wie Sie Ihre Daten hochladen

Sobald Sie die Amazon S3-Zugangsdaten erhalten haben, folgen Sie diesen Schritten, um Ihre Daten hochzuladen:

Laden Sie S3 Browser von S3 Browser Download(externer Link herunter.
Installieren Sie die Anwendung.

Wenn Sie große Datenmengen hochladen müssen, sollten Sie den Kauf der Version S3 Browser Pro in Erwägung ziehen, die gleichzeitige Uploads für schnellere Uploads ermöglicht.

Starten Sie S3 Browser.
Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie die Zugangsschlüssel-ID und den geheimen Zugangsschlüssel ein, die Sie in der E-Mail erhalten haben. Achten Sie darauf, dass Sie die Angaben genau so eingeben, wie sie erscheinen, ohne zusätzliche Zeichen.
Geben Sie den Namen des Eimers ein.
Geben Sie den Namen des Bereichs in Großbuchstaben und ohne Leerzeichen ein. Beispiel: DURCH BUCKETNAME ERSETZEN.
Laden Sie Ihre Dateien hoch.
Navigieren Sie im S3-Browser zum Ordner uploads. Sie können nun mit dem Hochladen der erforderlichen ZIP-Dateien für die Aufnahme beginnen. Dropsuite akzeptiert nur gezippte EML- oder PST-Dateien zur Aufnahme.

Der in der E-Mail enthaltene Link zu den Anmeldedaten läuft in 7 Tagen ab. Wir empfehlen Ihnen daher, die Anmeldedaten für eine spätere Verwendung lokal zu speichern.

Wichtige Punkte, die zu beachten sind

Ordnerstruktur aufbewahren

Wenn Sie Ihre EML- oder PST-Dateien mit einer bestehenden Ordnerstruktur hochladen, behält das Aufnahmesystem diese Struktur bei.
Das System nimmt Dateien auf einer "Ist"-Basis auf. Wenn Ihre Dateien in zusätzlichen Verzeichnissen auf oberster Ebene hochgeladen werden (z. B. wenn Sie Ihre Dateien in einem bestimmten Ordnerformat komprimieren), nimmt das System sie in genau dieser Struktur auf.
Um keine Ordner- oder Unterordnerstruktur beizubehalten, laden Sie die EML- oder PST-Dateien direkt in den Upload-Ordner im Amazon S3-Bucket hoch.

Verschlucken Prozess

Es werden nur gezippte EML- oder PST-Dateien für die Aufnahme akzeptiert. PST-Dateien sollten nicht gezippt werden. Alle anderen Dateitypen werden vom Ingestion-System nicht berücksichtigt. Alle Nicht-EML-Elemente, die Sie in die Dateien aufnehmen, wie z. B. Kontakte (VCF) oder Kalendertermine und Besprechungen (ICAL), werden nicht übernommen. Das Aufnahmesystem ignoriert diese Elemente, selbst wenn sie in PST-Dateien enthalten sind.
Dropsuite verwendet Deduplizierungstechnologien während des Ingestionsprozesses. Dieser Prozess kann die Menge der aufgenommenen Daten reduzieren, da einige der Daten bereits in unseren Datenbanken vorhanden sind. Aufgrund dieser Aktivität kann das aufgenommene Datenvolumen nicht direkt mit der Datenquelle verglichen werden, die als Nachweis für die erfolgreiche Aufnahme dient.

Komprimierungssoftware und Dateiformat

EML-Dateien sollten gezippt werden, aber nicht PST-Dateien.
Wir unterstützen nur die Verwendung von Zip- oder Gzip-Komprimierung, aber nicht 7-Zip. Unsere Anwendung unterstützt derzeit keine 7-Zip-Kompression.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten nur EML- oder PST-Dateien enthalten, um einen reibungslosen Einleseprozess zu gewährleisten. Andere Formate kann das System nicht verarbeiten.

Übersicht der Verschluckungsarten

Dropsuite unterstützt zwei Arten von Ingestions: Archivierung und Nicht-Archivierung. Im Folgenden werden die einzelnen Arten erläutert:

Verschlucken des Archivs

Normalerweise verwenden Sie einen Archivierungseinzug, wenn Sie die E-Mail-Daten nicht mit einem bestimmten Benutzer verknüpfen können. Diese Situation tritt häufig auf, wenn die Quelldateien eine Mischung aus EML-Dateien von mehreren Konten sind und die genaue Benutzerzuordnung unbekannt ist. In solchen Fällen erstellen Sie ein "Sammel-E-Mail-Konto" und importieren dann alle Daten in dieses eine Konto. Während des Einlesevorgangs ordnet das System die EML-Dateien dem Sammelkonto zu oder versucht, die Zuordnung zu einzelnen Konten auf der Grundlage der bereitgestellten Daten zu bestimmen.

Ein Beispiel für die Archivierung ist eine große Sammlung von unsortierten EML-Dateien, bei der Sie nicht feststellen können, welche Datei zu welchem Benutzer gehört. In diesem Fall können Sie alle Daten in ein einziges Konto (das Sammelkonto) hochladen, damit die Informationen erhalten bleiben.

Verschlucken von Nicht-Erzeugern

Bei einer Ingestion ohne Archivierung ist die Zuordnung zwischen Quelldateien und E-Mail-Konten bereits vorgegeben, da Sie vor Beginn des Ingestionsvorgangs genau wissen, welche Dateien welchen E-Mail-Konten entsprechen.

Das System speist die Dateien direkt in die entsprechenden E-Mail-Konten ein, so dass eine manuelle Sortierung nicht mehr erforderlich ist.

Beispiel: Sie haben einen Ordner mit PST-Dateien, und Sie haben jede Datei entsprechend dem Benutzerkonto, zu dem sie gehört, beschriftet. Dieses Szenario ermöglicht eine unkomplizierte Eintragung in die jeweiligen Konten.

Leitlinien für Mapping-Dateien

Damit der Aufnahmeprozess korrekt funktioniert, müssen Sie eine Zuordnungsdatei bereitstellen, um die Quelldateien mit den entsprechenden E-Mail-Konten zu verknüpfen. Jeder Ingestion-Typ erfordert eine andere Art von Mapping-Datei.

Dropsuite kann keine Mapping-Dateien in Ihrem Namen erstellen, hochladen oder verwalten. Wir können nicht für Daten verantwortlich gemacht werden, die an einem falschen Zielort eingegeben werden. Der Aufnahmeprozess ist vollständig automatisiert, und das Personal von Dropsuite hat während dieses Prozesses keinen Zugriff auf das System. Achten Sie darauf, dass Sie in Ihrer CSV-Datei ein Komma als Trennzeichen verwenden. Wenn Sie ein anderes Begrenzungszeichen verwenden, funktioniert die Aufnahme nicht. In diesem Fall müssen Sie Ihre Mapping-Datei korrigieren und erneut hochladen.

Archiver Ingestion Mapping-Datei

In der Regel verwenden Sie die Archivierungsfunktion Ingestion, wenn Sie die E-Mail-Daten nicht mit einem bestimmten Benutzer verknüpfen können. Dieses Szenario tritt typischerweise auf, wenn die Quelldateien eine Mischung aus EML-Dateien von mehreren Konten sind und die genaue Zuordnung zu den Benutzern unbekannt ist. In diesem Fall ist das Ausfüllen der Mapping-Datei einfacher.

Die Beispiel-Zuordnungsdatei, die Sie für eine Archivierungsaufnahme erhalten, sieht folgendermaßen aus:

Datei Name

micro_file_sample.zip

muster.pst

mikro_probe.pst

Die folgende Tabelle beschreibt die Felder in der Mapping-Datei und die Daten, die Sie in jedes Feld eingeben müssen.

Feld Name	Beschreibung
datei_name	Dieses Feld sollte die Dateinamen der E-Mail-Daten enthalten, die aufgenommen werden sollen. Sie muss den vollständigen Dateinamen mit der richtigen Erweiterung enthalten. Wenn sich die Datei in Unterordnern befindet, geben Sie den vollständigen Dateipfad an.

Non-Archiver Ingestion Mapping-Datei

Bei der Ingestion ohne Archivierung ist die Zuordnung zwischen den Quelldateien und den E-Mail-Konten vorgegeben, da Sie genau wissen, welche Dateien welchen E-Mail-Konten entsprechen, bevor Sie den Ingestionsprozess starten. In diesem Fall benötigt die Mapping-Datei zusätzliche Informationen.

Die Beispiel-Zuordnungsdatei, die Sie für eine nicht archivierte Aufnahme erhalten, sieht folgendermaßen aus:

account_id	email_account_id	e-Mail	datei_name
XXXXXX	test1@xyz.onmicrosoft.com	test_emls/test_sample.pst
XXXXXX	test2@xyz.onmicrosoft.com	test_emls/test_eml.zip

In der nachstehenden Tabelle werden die Felder in der Mapping-Datei und die Daten, die Sie in jedes Feld eingeben müssen, erläutert.

Feld Name	Beschreibung
account_id	Die Ihrer Dropsuite-Organisation zugewiesene Konto-ID.
email_account_id	Die ID des E-Mail-Kontos. Dieses Feld ist nur erforderlich, wenn die E-Mail des Benutzers nicht mit der E-Mail des Mieters übereinstimmt oder wenn es mehrere Benutzer mit derselben E-Mail-Adresse gibt.
email	Die E-Mail-Adresse des Benutzers, für den die Daten aufgenommen werden sollen.
datei_name	Die Dateinamen der zu übertragenden E-Mail-Daten. Sie muss den vollständigen Dateinamen mit der richtigen Erweiterung enthalten. Wenn sich die Datei in Unterordnern befindet, geben Sie den vollständigen Dateipfad an.

Datei-Namen

Der Abschnitt gilt sowohl für Archivierungs- als auch für Nicht-Archivierungs-Ingests.

Der Abschnitt file_name beider Zuordnungsdateien sollte die Dateinamen der E-Mail-Daten enthalten, die aufgenommen werden sollen, und den vollständigen Dateinamen mit der korrekten Erweiterung beinhalten. Wenn sich die Datei in Unterordnern befindet, geben Sie den vollständigen Dateipfad an.

Die folgenden Beispiele erklären den Unterschied:

Datei wird direkt in den S3-Ordner "uploads" hochgeladen (keine Ordner)

account_id	email_account_id	e-Mail	datei_name
XXXXXX		test1@xyz.onmicrosoft.com	muster.pst

Datei in mehreren Ordnern innerhalb des S3-Buckets

account_id	email_account_id	e-Mail	datei_name
XXXXXX		test2@xyz.onmicrosoft.com	FOLDER-NAME1/FOLDER-NAME2/beispiel.pst

Suche