4 – Organisationen

Mike Langford
Mike Langford
  • Aktualisiert

Unter Organisationen versteht man Unternehmen oder Personen, die ihre Daten durch Partner sichern lassen wollen. In der Vergangenheit wurde dies als Benutzer bezeichnet. Sie können direkt auf die Seite „Organisationen“ zugreifen, indem Sie auf das Menü „Organisationen“ (auf der linken Seite) oder auf den Link „Details anzeigen“ im Dashboard klicken.  

 

Hier finden Sie alle Komponenten der Seite „Organisationen“  

 

1. Menü „Organisationen“.

Es leitet Sie zur Seite „Organisationen“ weiter.

2. CSV exportieren

Es lädt die Daten einer Organisation im CSV-Format herunter, wobei derselbe Wert auf der Seite angezeigt wird. 

3. Neue Organisation

Über diese Schaltfläche kann eine neue Organisation angelegt werden.

4. Registerkarte „Status“

Vier Status beziehen sich auf das Abonnement der Organisation: Aktiv, Gesperrt, Abgemeldet und Gelöscht. Standardmäßig zeigt das System eine aktive Organisation an. Der gewählte Filter ist mit einem blauen Tab gekennzeichnet.

5. Suche nach Organisationen

Mit dieser Funktion können Sie nach einer bestimmten Organisation anhand des Namens der Organisation oder der Organisations-ID suchen. Sie müssen sich nicht den vollständigen Text merken. Das System kann ein Ergebnis anzeigen, auch wenn Sie nur einen Teil des Textes eingeben. Das System ermöglicht auch die Eingabe von Sonderzeichen.   

6. Planfilter

Es handelt sich um einen Filter auf der Grundlage des Plantyps. Es gibt vier Optionen: Alle, Persönlich, Backup und Archiver.  

7. Anmeldestatus-Filter

Es handelt sich um einen Filter, der auf dem Status der Anmeldedaten basiert. Es gibt zwei Optionen, nämlich „Alle“ und „Authentifizierung erforderlich“. 

8. Informationen zur Organisation

Diese Option enthält ein Symbol, den Namen der Organisation, die E-Mail-Adresse und die Organisations-ID. Für alle Organisationen, die einen Basis-/Personalplan abonniert haben, wird der Name der Organisation automatisch vom System eingegeben

9. Informationen zum Plan

Enthält den Namen des Plans, die Art des Plans, den Preis und die Sitz-/Speichernutzung.

10. Anmeldung als Kunde

Hier werden Sie zum Kundenportal geleitet, indem Sie sich als Benutzer ausgeben. Insbesondere auf die Rolle „Partneradministrator“ können sie nicht darauf zugreifen, wenn sie keiner Gruppe zugewiesen sind. Das System zeigt einen Popup-Tooltip an, um sie darüber zu informieren, warum sie nicht darauf zugreifen können.

11. Ellipsen-Schaltfläche

Sie ermöglicht den Zugriff auf die Einzelheiten der Organisation (früher die Schaltfläche „Mehr“).

a.    Details anzeigen: Über die Einstellungsseite der Organisation haben Sie die Möglichkeit, allgemeine Informationen, Funktionen und Abonnements zu verwalten. Außerdem können Sie Anmeldekonten, Anmeldeinformationen und Journaling anzeigen. 

b.    Gehen Sie zur Seite mit den Anmeldeinformationen: Wird nur angezeigt, wenn die Organisation einen Fehler bei den Anmeldedaten hat.

c.    Passwort zum Zurücksetzen senden: Sendet einen Link zum Zurücksetzen des Passworts.

12. Seitennummerierung

Die Schaltflächen „Zurück“ und „Weiter“ helfen einem Benutzer, zu einer anderen Seite zu wechseln. Standardmäßig enthält eine Seite maximal 20 Organisationen.

 

Personenbezogene Daten bearbeiten

Gehen Sie folgendermaßen vor, um personenbezogene Daten zu bearbeiten:

1. Gehen Sie auf die Seite „Organisationen“.

2. Klicken Sie auf einen beliebigen Bereich der Organisation oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Details Anzeigen“ unter den drei Auslassungspunkten einer ausgewählten Organisation.  

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.

4. Wenn das Popup erscheint, geben Sie den neuen Wert ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Ja, Fortfahren“. Achten Sie darauf, dass Sie dies bewusst tun, da es sich auf zukünftige Anmeldungen auswirkt.

5. Das System zeigt zwei Arten von Warnungen an.

a. Eine Erfolgsmeldung, die den erfolgreichen Vorgang anzeigt. 

b. Eine Fehlermeldung, wenn das System ein Problem feststellt.

 

Neue Organisation anlegen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine neue Organisation anzulegen:

1. Gehen Sie auf die Seite „Organisationen“.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neue Organisation.

3. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Speichern“.

4. Das System zeigt zwei Arten von Warnungen an.

a. Die Erfolgsmeldung zeigt abgeschlossene Vorgänge an. 

b. Die Fehlermeldung kann durch ein leeres Feld, die Verwendung derselben E-Mail-Adresse oder desselben Firmennamens usw. verursacht werden.  

 

Dies sind die Komponenten der Seite „Neue Organisation anlegen“:

1. Leitfaden

Hier werden kurze Informationen über eine Organisation angezeigt.

2. Vor- und Nachname: Bezieht sich auf den Namen einer Person.

3. E-Mail-Adresse

Es ist nicht erlaubt, die gleiche E-Mail-Adresse einzugeben.

4. Land

Sie können aus den verfügbaren Optionen wählen. Der Standardwert für das Land entspricht dem Land des Master-/Sub-Partners.

5. Partner

Hier wird der Partner angegeben, zu dem die Organisation gehört. Sie können nicht mit „Plan auswählen“ fortfahren, wenn Sie dieses Feld nicht ausfüllen.  

6. Plan

7. Name der Organisation

Dies ist ein nicht-persönlicher Name, der sich auf den offiziellen Namen der Organisation bezieht. Er wird nicht angezeigt, wenn Sie den persönlichen Plan auswählen, da der Name der Organisation für den persönlichen Plan automatisch vom System vergeben wird.

8. Automatische Lizenz

Über diese Funktion kann ein Unternehmen neue Backups hinzufügen, ohne sich Gedanken über die Sitzplatzkapazität zu machen. Sie wird also nur angezeigt, wenn Sie einen Backup- oder Archivierungsplan auswählen.

9. Platzanzahl

Sie wird angezeigt, wenn Sie die automatische Lizenz deaktivieren.

10. Anmeldung senden  

Wenn diese Option aktiviert ist, sendet Dropsuite der Organisation eine E-Mail mit der Anmelde-URL und dem Link zum Zurücksetzen des Passworts. Dieses Kontrollkästchen ist konfigurierbar. Wenn Sie es ausblenden möchten, rufen Sie das Menü „Benachrichtigungseinstellungen“ auf. Es befindet sich in der ersten Zeile unter dem Abschnitt „Benutzerverwaltungsbenachrichtigung“.

 

Organisation Sperren/Abmelden/Löschen

Organisation Sperren

Wenn eine Organisation gesperrt wird, werden alle Backups gestoppt, aber die Organisation bleibt aktiv. 

Das bedeutet, dass weiterhin Rechnungen gestellt werden und die gesicherten Daten erhalten bleiben, aber keine weiteren aktiven Backups durchgeführt werden, bis die Organisation wieder aktiviert wird. Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Organisation zu sperren:

1. Gehen Sie auf die Seite „Organisationen“.

2. Klicken Sie auf einen beliebigen Bereich der Organisation oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Details Anzeigen“ unter den drei Auslassungspunkten einer ausgewählten Organisation.

3. Klicken Sie auf den Tab „Abonnements“

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Sperren“.

5. Das System zeigt ein Bestätigungs-Popup an. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Ja, Fortfahren“.

6. Das System zeigt zwei Arten von Warnungen an.

a. Erfolgswarnung, die den erfolgreichen Vorgang anzeigt. 

b. Fehlermeldung, wenn das System ein Problem feststellt.  

 

Organisation Abmelden

Durch die Abmeldung einer Organisation werden alle aktiven Backups sofort gestoppt. 

Die Organisation bleibt dann 45 Tage lang in einem abgemeldeten Zustand, um Ihnen die Möglichkeit zu geben, Ihre Meinung zu ändern. Nach Ablauf dieser Frist wird die Rechnungsstellung für die Organisation eingestellt und die Daten werden gelöscht. Um eine Organisation abzumelden, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie auf die Seite „Organisationen“.

2. Klicken Sie auf einen beliebigen Bereich der Organisation oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Details Anzeigen“ unter den drei Auslassungspunkten einer ausgewählten Organisation.

3. Klicken Sie auf den Tab „Abonnements“

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Abmelden“.

5. Das System zeigt ein Bestätigungs-Popup an. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Ja, Fortfahren“.

6. Das System zeigt zwei Arten von Warnungen an.

a. Erfolgswarnung, die den erfolgreichen Vorgang anzeigt. 

b. Fehlermeldung, wenn das System ein Problem feststellt.  

   

Organisation Löschen

Durch das Löschen einer Organisation werden sofort alle Backups gestoppt und die gespeicherten Daten auf unserer Seite gelöscht. Die Abrechnung erfolgt noch für den Monat, in dem die Organisation aktiv war, aber danach wird sie beendet. Bitte beachten Sie, dass eine solche Löschung nicht rückgängig zu machen ist. Um eine Organisation zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie auf die Seite „Organisationen“.

2. Klicken Sie auf einen beliebigen Bereich der Organisation oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Details Anzeigen“ unter den Auslassungspunkten einer ausgewählten Organisation.

3. Klicken Sie auf den Tab „Abonnements“

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“.

5. Das System zeigt ein Bestätigungs-Popup an. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Ja, Fortfahren“.

6. Das System zeigt zwei Arten von Warnungen an.

a. Erfolgswarnung, die den erfolgreichen Vorgang anzeigt. 

b. Fehlermeldung, wenn das System ein Problem feststellt.

Einzelheiten zur Organisation

Um die Einzelheiten einer Organisation anzuzeigen, klicken Sie auf einen beliebigen Bereich von Organisation oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Details Anzeigen“ unter den Auslassungspunkten einer ausgewählten Organisation aus der Liste. Sie können die Einzelheiten zu einer Organisation nicht einsehen, wenn der Abonnementstatus gelöscht ist.  

 

Es gibt sechs Bereiche für die Einzelheiten der Organisation: Allgemeine Informationen, Anmeldekonten, Abonnements, Funktionen, Anmeldedaten und Journaling.   

 

Allgemeine Details

Im Tab „Allgemeine Details“ finden Sie die folgenden Informationen.    

1.    Symbol: Es bezieht sich auf den Plantyp. Die Symbole für Basis- und persönliche Pläne sind unterschiedlich, während die Symbole für Basis- und Archivpläne gleich sind. 

2.    Name der Organisation: Gefolgt von Status

3.    E-Mail-Adresse des Eigentümers der Organisation: Gefolgt von der ID

4.    Plantyp 

5.    Angaben zum genutzten Platz/Speicherplatz 

6.    Name des Partners: Hinweis darauf, dass die Organisation unter seiner Aufsicht steht  

7.    Tab: Aktive Tabs werden mit blau markiert.

8.    Personenbezogene Daten: Es enthält die Organisations-ID, den Namen, die E-Mail-Adresse des Eigentümers, den Namen der Organisation, das Land und das Erstellungsdatum. Hier gibt es eine Bearbeitungsfunktion.

9.    Plan-Abonnement: Hier finden Sie Informationen über den Plan der Organisation (Persönlich, Backup oder Archiver).

10. Plätze: Hier wird die Lizenznutzung der Organisation aufgeschlüsselt. Es wird nicht angezeigt, dass es sich um einen einfachen/persönlichen Plan handelt.

11. Tooltips: Diese beschreiben kurz Informationen über den Platztyp.

 

Anmeldekonten

Auf der Registerkarte „Anmeldekonten“ können Sie detaillierte Informationen über die E-Mail des Eigentümers der Organisation und andere gesicherte E-Mails anzeigen, einschließlich ID, E-Mail-Adresse, API-Token, Datum der letzten Anmeldung und Erstellungsdatum.

 

Abonnements

Auf der Registerkarte „Abonnements“ können Sie ein Abonnement aktualisieren, aussetzen, abbestellen oder löschen und den Abonnementverlauf anzeigen. Dies sind die Bestandteile von Abonnements:  

1.    Automatische Lizenz umschalten: Sie können die automatische Lizenz aktivieren oder deaktivieren. Wenn es aktiviert ist, bedeutet dies, dass die Organisation die Möglichkeit hat, Backups hinzuzufügen, ohne sich Gedanken über den verfügbaren Platz machen zu müssen. Dies wirkt sich auch auf die Abrechnungsberechnung aus. Es ist nur für die Plantypen „Basis“ und „Archiv“ verfügbar. 

2.    Abonnement aktualisieren: Damit können Sie Ihren Plan ändern und die Platzanzahl erhöhen oder verringern. 

3.    Sperren: Damit werden alle Benutzeranmeldungen für das Abonnement ausgesetzt.. Das Backup und die Abrechnung für das Abonnement werden fortgesetzt. Die Benutzer können jedoch nicht mehr auf ihre Backups zugreifen 

4.    Abbestellen: Sobald diese Option verwendet wird, werden die Backups abgebrochen und die gesicherten Daten zum Löschen vorgemerkt, was im Backend nach 45 Tagen geschieht, und dann wird die Rechnungsstellung eingestellt. Wenn Sie das Abonnement innerhalb von 45 Tagen wieder aktivieren möchten, verwenden Sie die Schaltfläche „Reaktivieren“ auf derselben Seite Der Backup-Vorgang wird ab diesem Zeitpunkt fortgesetzt. 

5.    Löschen: Wenn Sie diese Option wählen, wird das gesamte Abonnement sofort gelöscht (alle gesicherten Daten werden gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden). Auch die Rechnungsstellung wird gestoppt. 

Liste des Abonnementverlaufs: Hier wird der Verlauf des Abonnements einer Organisation ab dem Zeitpunkt der ersten Erstellung angezeigt. Wenn es mehr als einen Vorgang pro Tag gibt, zeichnet das System nur die letzte Bearbeitung auf.

 

Um Abonnements zu aktualisieren, gehen Sie folgendermaßen vor: 

1. Gehen Sie auf die Seite „Organisationen“.

2. Klicken Sie auf einen beliebigen Bereich der Organisation oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Details Anzeigen“ unter den drei Auslassungspunkten einer ausgewählten Organisation.

3. Klicken Sie auf den Tab „Abonnements“

4. Ändern Sie den Namen des Plans oder erhöhen Sie die Platzanzahl

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche„Aktualisieren“.

6. Das System zeigt ein Bestätigungs-Popup an. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Ja, Fortfahren“.

 Bitte beachten Sie, dass Sie den Plantyp nur von Backup auf Archiv aktualisieren können. 

Sie können Konten nicht herabstufen.

 

Die automatische Lizenz ist eine Funktion, die es Organisationen ermöglicht, ein Backup hinzuzufügen, und das System passt die Platzanzahl auf der Grundlage des erforderlichen Platzes automatisch an. Um die automatische Lizenz zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie auf die Seite „Organisationen“.

2. Klicken Sie auf einen beliebigen Bereich der Organisation oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Details Anzeigen“ unter den drei Auslassungspunkten einer ausgewählten Organisation.

3. Klicken Sie auf den Tab „Abonnements“

4. Aktivieren Sie das Umschalten der automatischen Lizenz.

5. Das System zeigt ein Bestätigungs-Popup an. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Ja, Fortfahren“.

6. Das System zeigt zwei Arten von Warnungen an.

a. Erfolgswarnung, die den erfolgreichen Vorgang anzeigt. 

b. Fehlermeldung, wenn das System ein Problem feststellt.  

 

 

Features

Auf der Registerkarte „Features“ können Sie einige Funktionen festlegen, die sich auf die Fähigkeiten einer Organisation auswirken. Dies sind die Komponenten von Features:  

 

1.    Download-Einstellung: Wenn Sie diese Download-Einstellung festlegen, begrenzt das System die Download-Größe, wenn Organisationen E-Mails im PST-Format herunterladen. Der Standardwert liegt bei 1 GB, die maximale Größe bei 5 GB.

2.    M365 AD-Gruppen-Backup: Bezieht sich auf die Funktion zum Hinzufügen von Backups, die es Ihnen ermöglicht, viele Mailboxen einfach zu sichern, indem Sie sie zunächst auf der Microsoft-Seite gruppieren.

Bitte beachten Sie, dass das System Ihnen die Nutzung dieser Funktion nur erlaubt, wenn Sie im Endbenutzerportal Anmeldedaten für M365-Administratoren hinzugefügt haben. Das System deaktiviert die Umschaltfunktion und zeigt 

einen Tooltip-Text an, der über diese Regeln informiert.

3.    WORM-Speicher: Dies ist eine konfigurierbare Funktion. Sie können darauf zugreifen, wenn unser Vertriebsteam sie freigibt. Wenn WORM-Speicher aktiviert ist, wird die Funktion Datenschutzbeauftragter deaktiviert.

4.    Insights: Hierbei handelt es sich um eine Business Intelligence-Funktion, die Informationen über E-Mail-Volumen, Anhänge und Speicherplatz anzeigt und in einem Diagramm darstellt.  

5.    Datenschutzbeauftragter: Dies ist eine konfigurierbare Funktion. Sie können darauf zugreifen, wenn unser Vertriebsteam sie freigibt. Sie betrifft den Löschvorgang.

6.    Compliance: Dies ist eine konfigurierbare Funktion. Sie können darauf zugreifen, wenn unser Vertriebsteam sie freigibt. Sie ist nur im Rahmen des Archiver-Plans verfügbar.

7.    M365 In-Place-Archiv-Backup: Ermöglicht das Backup von In-Place-Archiven für M365-Mailboxen

8.    M365 Private Chat-Backup: Dies ist eine konfigurierbare Funktion. Sie können darauf zugreifen, wenn unser Vertriebsteam sie freigibt. Sie ist nur im Rahmen des Archiver-Plans verfügbar.

 

Credentials (Anmeldedaten)

Im Abschnitt „Anmeldedaten“ wird eine Liste der Mandanten, Status und Aktionen angezeigt. Dies sind die Komponenten von Credentials:  

1.    Banner: Hier wird kurz erklärt, wofür die Anmeldeseite gedacht ist.

2.    Detailinformationen: Hier finden Sie den Domain-Namen, die Anzahl der Konten in der Domain, den Backup-Status und die erforderlichen Maßnahmen, wenn ein Fehler gefunden wird.

 

Journaling

Die Registerkarte „Journaling“ zeigt Informationen über die Journal-ID jeder Organisation an. Die Registerkarte „Journaling“ ist nur für eine Organisation mit dem Plantyp „Archiver“ verfügbar. Im Folgenden sind die Bestandteile von Journaling aufgeführt: 

 

1.    Tab: Der aktive Tab ist blau markiert.

2.    Schaltfläche „Kopieren“: Die Organisation wird damit über ihre Journal-ID informiert.

 

Organisationsdetails exportieren

 

Zum Exportieren der CSV-Datei mit den Daten der Organisation gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie auf die Seite „Organisationen“.

2. Wählen Sie auf dem Tab einen Organisationsstatus.

3. Führen Sie eine Suche durch (optional).  

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „CSV Exportieren“.

5. Klicken Sie im Bestätigungs-Popup auf die Schaltfläche „Ja, Fortfahren“.

6. Öffnen Sie die Mailbox, um das Ergebnis mit dem Betreff „Ihr CSV-Download ist bereit“ zu sehen.

 

Das System zeigt einen Link an, der diesem Dateinamenformat folgt: Status einer Organisation <space> Organisation <space> Partnername <space> Datum und Uhrzeit der Erstellung.

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