13 – Insights-Dashboard

Michael Tawil
Michael Tawil
  • Aktualisiert

Insights-Überblick

Mit Email Insights können Administratoren die E-Mail-Nutzung ihrer Mitarbeiter analysieren. Außerdem können Manager damit die gesamte offizielle Kommunikation innerhalb und außerhalb des Unternehmens verfolgen.  

  • Alle Berichte beziehen sich standardmäßig auf die letzten 30 Tage. 
  • Die Daten für Insights werden nach jedem Backup (erfolgreich oder nicht) zusammengefasst. 
    • Zeitzone: 
      • Wenn der Benutzer die Zeitzone nicht eingestellt hat, wird standardmäßig die Zeitzone des Kunden verwendet.
      • Wenn der Kunde die Zeitzone nicht eingestellt hat, wird standardmäßig die Zeitzone des Anbieters verwendet.

Wenn der Admin-Benutzer die Stunden für die Benutzer korrekt sehen möchte, muss er sich anmelden und die Zeitzone des Benutzers manuell ändern. Anschließend werden wir die Daten neu zusammenfassen, was etwas Zeit in Anspruch nehmen kann.

 

Produktivität

Wir zeigen grundlegende produktivitätsbezogene Daten über Ihr Unternehmen an, wie z. B.  

  • Top-Absender und -Empfänger
  • E-Mail-Antwortzeit
  • Zeitpunkt des E-Mail-Versands 

Klicken Sie für ein beliebiges Diagramm auf „Details Anzeigen“, um die Details anzuzeigen.

 

Relationships

Relationships zeigt grafisch die E-Mail-Aktivität innerhalb oder außerhalb des Unternehmens. Es zeigt auch, wie alle Benutzer, intern und extern, über E-Mail miteinander verbunden sind.

 

Kreise 

Jeder Kreis im Diagramm stellt eine E-Mail-Adresse dar, an die eine E-Mail gesendet oder empfangen wurde. Die E-Mail-Adresse kann durch Bewegen des Mauszeigers über den Kreis ermittelt werden.  

Jede Kreisfarbe steht für eine Domain der E-Mail-Adresse, z. B. @gmail.com. Auf diese Weise lässt sich der E-Mail-Verkehr, der an eine Domäne gesendet wird, leichter identifizieren. Dies hilft auch bei der Aufdeckung von Betrug, z. B. bei der Weiterleitung von E-Mails an persönliche E-Mail-Konten wie Gmail, Yahoo oder Hotmail.  

Weitere angezeigte Informationen sind unter anderem:

  • Empfangen – Anzahl der E-Mails, die von dieser E-Mail-Adresse empfangen wurden.
  • Gesendet – Die Anzahl der E-Mails, die von dieser E-Mail-Adresse gesendet wurden.
  • Gesendete Anhänge – Die Anzahl der von dieser E-Mail-Adresse gesendeten E-Mails mit Anhängen.
  • Empfangene Anhänge – Die Anzahl der von dieser E-Mail-Adresse empfangenen E-Mails mit Anhängen.
  • Verbindungen – Die Anzahl der E-Mail-Adressen, an die eine E-Mail gesendet oder von dieser E-Mail-Adresse empfangen wurde.

Linien 

Jede Linie zwischen zwei Kreisen steht für einen E-Mail-Austausch zwischen den beiden E-Mail-Adressen (dargestellt durch den Kreis). Die Einzelheiten des E-Mail-Austauschs können Sie sehen, wenn Sie den Mauszeiger über die Linie bewegen. Die Einzelheiten werden in E-Mails von einer Person zur anderen dargestellt. Dies wird im oberen grauen Feld angezeigt, wenn Sie mit der Maus über die Zeile fahren. Es werden folgende Informationen angezeigt:

  • Gesendet: Die E-Mails werden von einer E-Mail-Adresse an die andere gesendet.
  • Empfangen: Die Anzahl der E-Mails, die der Benutzer (dargestellt als Von:) von dem anderen Benutzer (dargestellt als An:) erhalten hat.
  • Gesendete Anhänge: Die Anzahl der E-Mails mit Anhängen, die von einer E-Mail-Adresse an die andere gesendet wurden.
  • Empfangene Anhänge: Die Anzahl der E-Mails mit Anhängen, die der Benutzer (dargestellt als von:) von dem anderen Benutzer (dargestellt als an:) erhalten hat

Benutzerdefinierter Datumsbereich

Sie können entweder einen benutzerdefinierten Datumsbereich festlegen oder einen der voreingestellten Bereiche auswählen, z. B. „Letzter Monat“.  

 

E-Mails filtern

Sie können dazu das bereitgestellte Filter-Tool verwenden. Klicken Sie oben rechts im Bereich „Insights“ auf die Schaltfläche „Alle Anzeigen“ und dann auf „Mit Anhängen“. Ihre Daten werden gefiltert und angezeigt. Sie können auch aus anderen Optionen wählen, darunter „Alle anzeigen“, „Empfangen“, „Gesendet“ und „Mit Anhängen“.

 

Anzeigen der Daten nur einer E-Mail-Adresse oder einer Domain

Mit der Suchfunktion von Email Insights können Sie ein Schlüsselwort in die gesuchte E-Mail-Adresse eingeben, um diese Daten zu filtern und zu visualisieren. Sie können nach Folgendem suchen:

  • Eine E-Mail-Adresse – Geben Sie die E-Mail-Adresse ein und drücken Sie die Eingabetaste, um die Diagramme zu aktualisieren.
  • Eine Domain – Geben Sie @domain.com ein (z. B. @gmail.com) ein, und alle E-Mails an und von dieser Domäne werden angezeigt.
  • Ein Wort oder ein Mitarbeitername – Geben Sie den Mitarbeiternamen ein, beispielsweise „Ron“, und Sie sehen die Interaktionen aller E-Mail-Adressen, die das Wort „Ron“ enthalten.

 

Zoom

Sie können auf einen beliebigen Teil des Bildschirms doppelklicken, um ihn zu vergrößern. Sie können auch auf einen Kreis doppelklicken, um die Wechselwirkungen dieses Kreises zu vergrößern.  

Zum Verkleinern doppelklicken Sie auf einen beliebigen Teil des Bildschirms, und der Bereich wird verkleinert.

 

Statistik

Hier werden grundlegende Statistiken über E-Mails und Abonnements angezeigt, z. B.  

  • E-Mail-Volumen
  • Backup-Speicher
  • Top-Kontakte in Ihrem Unternehmen
  • Anhänge  

Klicken Sie für ein beliebiges Diagramm auf „Einzelheiten Anzeigen, um die Einzelheiten zu sehen.

                  

E-Mail-Volumen: (Einzelheiten)

Im Folgenden werden die Einzelheiten zum E-Mail-Volumen angezeigt:

  1. Benutzer
    1.  Alle Benutzer, ausgewählt nach Standard-Datumsbereich für die letzten 30 Tage
  2. Gesamtzahl der Gesendeten E-Mails für einen Datumsbereich
  3. Gesamtanzahl der Empfangenen E-Mails für einen Datumsbereich
  4. Gesamtzahl der Gesendeten und Empfangenen E-Mails für einen Datumsbereich
  5. Erhöhungen anzeigen (Tag, Woche und Monat)
  6. Ansicht der Gesendeten und Empfangenen Nachrichten (nur Farbe)
  7. E-Mail-Liste anzeigen
    1. Dies zeigt alle E-Mails in diesem Datumsbereich in einem Popup-Fenster an. 
  8. Zu den Ergebnissen für Einzelbenutzer wechseln (Wird in der rechten Grafik aktualisiert)
  9. Wählen Sie den Datumsbereich

                  

Verwendeter E-Mail-Speicher: (Einzelheiten)

Nachstehend werden die Einzelheiten zur E-Mail-Speicherung angezeigt:

  1. Benutzer
    1. Alle Benutzer, ausgewählt nach Standard-Datumsbereich für die letzten 30 Tage
    2. Anzahl der E-Mails im Datumsbereich
    3. Gesamtspeicher für Nachrichten im Datumsbereich
    4. Suche nach Benutzer
    5. Erhöhungen anzeigen (Tag, Woche und Monat)
    6. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Punkt, um detaillierte Informationen zum Speicherplatz für diesen Tag anzuzeigen.
    7. E-Mail-Liste anzeigen Dies zeigt alle E-Mails in diesem Datumsbereich in einem Popup-Fenster an.
    8. Datumsbereich
    9. Zu den Ergebnissen für Einzelbenutzer wechseln (Wird in der rechten Grafik aktualisiert)

                  

Wichtigster Kontakt: (Einzelheiten) 

Intern / Extern wird durch die Domains der aktiven Benutzer bestimmt:

  1. Benutzer
    1. Alle Benutzer, ausgewählt nach Standard-Datumsbereich für die letzten 30 Tage
    2. Wichtigster interner Kontakt (% der Gesamtzahl)
    3. Wichtigster externer Kontakt (% der Gesamtzahl)
    4. Umschalten zwischen Internen und Externen Kontakten
    5. Prozentsatz aller Internen oder Externen Kontakte (Ausgewählte Registerkarte)
    6. Suche nach Benutzer
    7. Datumsbereich
    8. Zu den Ergebnissen für Einzelbenutzer wechseln (Wird in der rechten Grafik aktualisiert)

                  

Anhang: (Einzelheiten) 

  1. Datumsbereich
  2. Suche nach Benutzer
  3. Benutzer: Alle Benutzer, ausgewählt nach Standard-Datumsbereich für die letzten 30 Tage
  4. Gesamtzahl der Anhänge in einem Datumsbereich
  5. Gesamtgröße der Anhänge in einem Datumsbereich
  6. Wichtigste Anhangstypen (% der Gesamtzahl)
  7. Zu den Ergebnissen für Einzelbenutzer wechseln (Wird in der rechten Grafik aktualisiert)
  8. Anzeige der Anhangsliste in einem Datumsbereich – dies öffnet die Anhangsliste in einem Popup-Fenster

 

Statistikbericht Herunterladen 

Sie können Berichte über die Statistiken und die Produktivität auf der Insights-Seite im Endbenutzerportal herunterladen. Diese können im PDF-Format heruntergeladen werden.

  1. Melden Sie sich beim Endbenutzerportal an
  2. Klicken Sie auf das Menü „Insight“ und dann auf „Statistik“.
  3. Wählen Sie den Datumsbereich aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Als PDF exportieren“.
  4. Nachdem Sie auf „Als PDF exportieren“ geklickt haben, werden Sie aufgefordert, auf „Weiter“ zu klicken, und ein Download-Link wird an Ihre E-Mail-Adresse gesendet

 

Interne / Externe Domains 

Interne Domains sind Domains, die zur Identifizierung der internen Kontakte eines Unternehmens verwendet werden. Diese können entweder eine primäre Domain oder eine sekundäre / Alias-Domain sein. Standardmäßig werden die Domains aller über das Dashboard hinzugefügten oder gelöschten Konten automatisch als interne Domains markiert.  

 

So lassen Sie interne/externe Domains in Insights anzeigen 

  1. Bitte melden Sie sich bei Ihrem Business-Backup/Archiv-Konto an
  2. Klicken Sie auf „Benutzerverwaltung“.
  3. Klicken Sie auf Domains
  4. Hier wird die Liste angezeigt

Alle Domains und Benutzer, die nicht in dieser Liste aufgeführt sind, werden als externe Domains und Benutzer markiert.  

 

Wie man interne Domains in Insights hinzufügt

  1. Bitte melden Sie sich bei Ihrem Business-Backup/Archiv-Konto an
  2. Klicken Sie auf „Benutzerverwaltung“.
  3. Klicken Sie auf Domains
  4. Klicken Sie auf „Neu Hinzufügen“ 
  5. Wählen Sie den Domaintyp, den Sie hinzufügen möchten
    1. Primäre Domain
      1. Die primäre Domain sollte Ihre Standard-Domain sein. Sie können manuell im Format „domain.com“ hinzufügen.
    2. Sekundäre Domain
      1. Dies sind Aliasnamen der primären Domain(s). Verwenden Sie diese Option, um eine sekundäre Domain (Alias) hinzuzufügen. Sie können diese Option nur verwenden, wenn die entsprechende primäre Domain bereits erstellt wurde. Sie können manuell im Format „domain.com“ hinzufügen.
    3. Benutzer der öffentlichen Domain
      1. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie eine öffentliche Domain wie gmail.com, live.com usw. verwenden; Sie müssen der Liste eine vollständige E-Mail-Adresse im Format user@domain.com hinzufügen.  
  6. Nachdem Sie die Domain hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Zur internen Liste hinzufügen“.

Bitte Beachten: Alle Änderungen, die Sie an internen Domains oder Benutzern vornehmen, werden in die Warteschlange gestellt und einmal pro Tag verarbeitet.

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