15 - Dashboards zur Einhaltung der Vorschriften

Thema

Dieser Artikel erklärt die Funktionen des Compliance Dashboards in NinjaOne SaaS Backup.

Umgebung

NinjaOne SaaS Backup:

Beschreibung

Das Compliance Dashboard bietet eine Reihe von Tools, die die Einhaltung der Vorschriften erleichtern. In den folgenden Abschnitten finden Sie weitere Einzelheiten.

eDiscovery

Was ist der Unterschied zwischen eDiscovery Search und Advanced Search? 

eDiscovery Search verfügt über zusätzliche Menüs zum Speichern der Suchkriterien, zur Vorschau der E-Mail-Suchergebnisse und zum Ändern der Suchkriterien. Sie können Warnmeldungen, TAGs und Überprüfungsprozesse für die Ergebnisse der eDiscovery-Suche einrichten, während Sie diese Funktionen bei der erweiterten Suche nicht ausführen können.

Verwenden Sie die erweiterte Suche nur, wenn Sie die Suchergebnisse nur herunterladen, wiederherstellen oder migrieren möchten.

Wie man eine eDiscovery-Suche durchführt

1. Anmeldung bei Ihrem Dashboard
2. Klicken Sie auf "Compliance > eDiscovery"
3. Sie sehen die fünf am häufigsten verwendeten Suchkriterien: E-Mail-Konto, Datumsbereich, Von, TO / CC / BCC, und Schlüsselwörter
4. Jedes Kriterium hat einen anderen Eingang mit AND & OR-Operator-Logik
5. Lassen Sie ein Kriterium leer, wenn Sie es nicht verwenden möchten
6. Zusätzlich haben wir weitere Kriterien für die Suche zur Verfügung
7. Sie können Kriterien entfernen, indem Sie auf die Schaltfläche "x" klicken, und Kriterien hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche "Weitere Kriterien hinzufügen" klicken
8. Sie können die Kriterien auswählen, die Sie hinzufügen möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen. Alle Kriterien, die Sie auswählen, werden unter den letzten Kriterien angefügt
9. Sie müssen mindestens 1 Kriterium erfüllen
10. Nachdem Sie die Kriterien festgelegt haben, geben Sie den Namen der Suche ein. Bitte beachten Sie, dass Sie keinen Namen eingeben können, der bereits existiert. Es sind maximal 35 Zeichen zulässig, die nur Buchstaben (a-z oder A-Z) und/oder Zahlen (0-9) enthalten dürfen. Außer den Währungssymbolen sind keine Sonderzeichen erlaubt

Wenn Sie die Kriterien und den Eingabenamen festgelegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche"Speichern ". Alle Kriterien und E-Mail-Ergebnisse werden in der"Gespeicherten Suche gespeichert

So zeigen Sie E-Mails aus der eDiscovery-Suche an

1. Sobald Sie eine eDiscovery-Suche gespeichert haben, klicken Sie im eDiscovery-Menü auf die Registerkarte"Gespeicherte Suche "
2. Sie sehen die Liste der gespeicherten Suchen (die letzte Suche steht oben in der Liste)
3. Wählen Sie die Suche und klicken Sie auf die Schaltfläche"View > View Emails "
4. Sie werden zur Registerkarte"E-Mails anzeigen" weitergeleitet, auf der Sie eine Vorschau der einzelnen E-Mails sehen können 
5. Auf dieser Seite können Sie auch Suchergebnisse herunterladen, wiederherstellen und migrieren

Anzeigen oder Bearbeiten von Kriterien einer gespeicherten Suche

1. Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf"Compliance > eDiscovery "
2. Klicken Sie im eDiscovery-Menü auf die Registerkarte"Gespeicherte Suche"
3. Wählen Sie die Suche aus und klicken Sie auf die Schaltfläche"View > View & Edit Criteria "
4. Sie werden dann zur Registerkarte"Gespeicherte Suche bearbeiten" weitergeleitet, auf der Sie die Suchkriterien anzeigen oder bearbeiten können
5. Klicken Sie nach der Bearbeitung auf die Schaltfläche"Aktualisieren" 

Tipps zur Optimierung der Freitextsuche

• Verwenden Sie ein Komma, um die Werte zu trennen: Verwenden Sie ein Komma (,), um E-Mails oder Schlüsselwörter zu trennen, z. B.: john@example.com, emma@example.com, Robert, Steven
• Sonderzeichen sind nicht erlaubt, mit Ausnahme der Währungssymbole (z. B. $) und '_'. Jeder Satz vor dem Komma wird als ein Schlüsselwort gezählt
• Zum Beispiel tippt jemand die Sätze: die Hügel, hoch, sehr hoher Berg
  • Die Schlüsselwörter lauten dann "die Hügel", "hoch" und "sehr hoher Berg"
• johndoe@yourdomain.com kann mit diesen Schlüsselwörtern durchsucht werden: johndoe, john, joh, jo, j, do, oder johndoe@yourdomain.com. Für eine schnellere Suche versuchen Sie bitte, einen langen Suchbegriff zu verwenden
• Wenn Sie eine Gruppe von E-Mails durchsuchen möchten, können Sie nach dem Schlüsselwort "@IhreDomain.com" suchen
• Verwenden Sie "@domain" nicht nur als Schlüsselwort, sondern auch E-Mails mit "@Ihredomain.com" & "@Ihredomain2.com".

Interne E-Mails durchsuchen

Interne E-Mails beziehen sich auf E-Mails, die nur innerhalb des Unternehmens verteilt werden. Der CEO hat zum Beispiel eine E-Mail an das Verkaufsteam geschickt.

Externe E-Mails durchsuchen

Externe E-Mails beziehen sich auf E-Mails, die außerhalb des Unternehmens verbreitet werden. Z.B. Angebots-E-Mails von Ihrem Vertriebsmitarbeiter an die Kunden.

Eingehende E-Mails

Eingehende E-Mails beziehen sich auf E-Mails, die das Unternehmen erhält.

Ausgehende E-Mails

Ausgehende E-Mails sind E-Mails, die die Mitarbeiter des Unternehmens versenden.

E-Mail-Löschung durch einen Datenschutzbeauftragten

Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) ist eine Führungsrolle im Bereich der Unternehmenssicherheit, die durch die allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) oder ähnliche Vorschriften vorgeschrieben ist.  

Datenschutzbeauftragte beaufsichtigen dieDatenschutzstrategieeines Unternehmens  und deren Umsetzung, um die Einhaltung der GDPR-Anforderungen zu gewährleisten. Nur der DSB kann E-Mails aus unserer Archivierungslösung löschen.

Löschregeln und wichtige Punkte, die beim Löschen von E-Mails zu beachten sind.  

1. Nur Admins können eine DSB-Rolle für einen Benutzer aktivieren (Rolle kann intern oder extern für eine Organisation sein)
2. Der DSB kann nur E-Mails löschen, die ihm über den Überprüfungsprozess der eDiscovery Search zugewiesen wurden
3. Jede Verwaltung oder Compliance- und Prüfstelle kann eine eDiscovery-Suche durchführen und E-Mails zur Löschung markieren
4. Sobald der DSB die Löschung von E-Mails beantragt hat, kann er diese E-Mails überprüfen
   1. Wenn sie entscheiden, dass einige E-Mails nicht gelöscht werden sollen, können sie diese aus dem Löschvorgang herausnehmen
5. Ein behördlicher Datenschutzbeauftragter muss vor dem Löschen von E-Mails den Grund für die Löschung angeben, der aus Gründen der Einhaltung der Vorschriften in die Prüfprotokolle aufgenommen wird
6. Einmal gelöschte E-Mails können nicht wiederhergestellt/hinzugefügt werden

Bitte beachten Sie, dass der DSB KEINE EMAIL löschen kann, die rechtlich zurückgehalten wird. 

So markieren Sie E-Mails zur Löschung durch den DSB

Jede Verwaltung oder Compliance- und Prüfstelle kann eine eDiscovery-Suche durchführen und E-Mails zur Löschung markieren.  

Um E-Mails zur Löschung zu markieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Loggen Sie sich als Administrator oder Compliance Officer in das Dashboard ein
2. Klicken Sie auf "Compliance -> eDiscovery -> Registerkarte Gespeicherte Suche"
3. Wählen Sie die gewünschte gespeicherte Suche für den Überprüfungsprozess aus, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Zur Überprüfung markieren "
4. Es erscheint ein Pop-up-Fenster, wählen Sie"Zur Überprüfung vormerken & Löschung (DPO)"
5. Auf der Seite "Gespeicherte Suche" wird sie als "zu löschen" markiert

Überprüfen und Aufheben der Markierung von Nachrichten, die zum Löschen markiert wurden

Der behördliche Datenschutzbeauftragte kann die Nachrichten überprüfen und ihre Markierung für die Löschung aufheben.  

1. Anmeldung beim Archiv-Dashboard als behördlicher Datenschutzbeauftragter (DSB)
2. Weiter zu Compliance -> Überprüfungsprozess
3. Klicken Sie auf die gespeicherte Suche "Zur Löschung markiert"
4. Öffnen einer Nachricht, die zum Löschen markiert ist
5. Klicken Sie auf "Nachricht behalten"
   1. Dadurch wird die Markierung der Nachricht aufgehoben; wenn Sie anschließend auf "Löschen starten" klicken, werden diese Nachrichten nicht gelöscht

Wie man als DSB E-Mails löscht

1. Anmeldung beim Archiv-Dashboard als behördlicher Datenschutzbeauftragter (DSB)
2. Weiter zu Compliance -> Überprüfungsprozess
3. Klicken Sie auf die gespeicherte Suche "Zur Löschung markiert"
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Löschung starten ", um den Löschvorgang zu beginnen
   1. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird ein Popup-Fenster angezeigt. Geben Sie den Grund für die Löschung ein, der aus Compliance-Gründen in die Audit-Protokolle aufgenommen wird.
5. Klicken Sie auf "Einverstanden"

Damit wird die Löschung der E-Mail in die Warteschlange aufgenommen. Wenn Sie benachrichtigt werden möchten, sobald die E-Mails gelöscht wurden, wählen Sie bitte "Per E-Mail benachrichtigen, nachdem die Löschung abgeschlossen ist"

Überprüfungsprozess

Der Überprüfungsprozess bietet eine fortschrittliche browserbasierte Schnittstelle für Compliance-Beauftragte und Prüfer, um die Unternehmens-E-Mails zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie den Unternehmensrichtlinien entsprechen.  

Mit diesem Modul können Sie E-Mail-Inhalte anhand bestimmter E-Mail-Such- und Filterkriterien überprüfen.  

Anmerkung: BEVOR Sie mit dem Überprüfungsprozess beginnen:

• Eine eDiscovery-Suche MUSS erstellt werden
• Verwenden Sie die Datumsbereiche, um E-Mails in der eDiscovery-Suche zu filtern, die Sie im Überprüfungsprozess verwenden werden
  • So können die Compliance-Beauftragten weniger Zeit mit der Überprüfung einzelner E-Mails und mehr Zeit mit der Überprüfung und Verbesserung von Richtlinien verbringen.  

Wie es funktioniert 

Wir verwenden für den Überprüfungsprozess zwei spezielle TAGs, "Zur Überprüfung markiert" und "Überprüft ".  

Sobald ein Benutzer eine E-Mail auswählt und sie zur Überprüfung markiert, fügen wir dieser E-Mail die Markierung "Zur Überprüfung markiert" hinzu.  

Sobald ein Benutzer die E-Mail überprüft hat, kann er sie als "überprüft" markieren In diesem Fall wird die Markierung "Zur Überprüfung markiert" durch die Markierung "Überprüft" ersetzt.  

Wer hat Zugang zum Überprüfungsverfahren? 

Zugriff auf den Überprüfungsprozess haben die Kontoinhaber, die Administratoren, die Compliance- und Überprüfungsbeauftragten sowie die Überprüfer. 

Wie man einen Überprüfungsprozess einrichtet

Die Einrichtung eines Überprüfungsprozesses bedeutet, dass E-Mails mit dem Vermerk "Zur Überprüfung markiert versehen werden  

Nur die Rollen Kontobesitzer, Volladministrator und Compliance-Prüfer können einen Prüfprozess erstellen. Der Überprüfungsprozess kann anhand bestimmter Kriterien im Menü der gespeicherten eDiscovery-Suche erstellt werden.

Bevor Sie den Überprüfungsprozess erstellen, müssen Sie eine eDiscovery-Suche erstellen und die Suche unter einem Namen speichern.  

Hinweis: Achten Sie darauf, dass die Anzahl der ausgewählten E-Mails 100.000 nicht übersteigt, da dies den Erstellungsprozess erheblich verlangsamen würde. Verwenden Sie Filter wie den Datumsbereich, um die Anzahl der E-Mails in der gespeicherten Suche zu reduzieren.  

1.  Klicken Sie auf "Compliance > eDiscovery > Registerkarte Gespeicherte Suche"
2. Wählen Sie die gewünschte gespeicherte Suche für den Überprüfungsprozess aus, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Zur Überprüfung markieren "
3. Wählen Sie erneut"Zur Überprüfung vormerken"
   1. Wenn die Anzahl der E-Mails 100.000 übersteigt, sollten Sie die Kriterien bearbeiten, bevor Sie fortfahren
4. Sobald Sie den Überprüfungsprozess erstellt haben, werden Sie zur Seite "Überprüfungsprozess" weitergeleitet
   1. Der jüngste Überprüfungsprozess wird der Liste mit demselben Namen wie die gespeicherte eDiscovery-Suche hinzugefügt

Bitte beachten Sie, dass die Vorbereitung des Überprüfungsprozesses einige Zeit in Anspruch nimmt, während der Sie ein sich drehendes Symbol sehen sollten. Dieses sich drehende Symbol verschwindet, sobald die Erstellung des Überprüfungsprozesses abgeschlossen ist.

Mehrfaches Überprüfungsverfahren 

Einige E-Mails können in mehr als einem gespeicherten Suchergebnis enthalten sein. In diesem Fall werden die Überprüfungs-Tags "Zur Überprüfung markiert" und "Überprüft" nur einmal hinzugefügt.  

Der Status dieser Markierung ändert sich, wenn sie von einem Benutzer mit Zugriff auf den Überprüfungsprozess geändert oder gelöscht wird.

Bitte beachten Sie, dass das Hinzufügen und Löschen von Bewertungskennzeichen viel Zeit in Anspruch nimmt. Je größer die Anzahl der E-Mails ist, die Sie hinzufügen oder löschen möchten, desto länger dauert die Durchführung des Vorgangs. Bitte überprüfen Sie daher Ihre Suchkriterien, bevor Sie Tags hinzufügen oder löschen. Sie können die Suchergebnisse einschränken, indem Sie den Kriterienfilter um einen Datumsbereich ergänzen.

Wie man Kriterien im Überprüfungsprozess anzeigt 

1. Klicken Sie auf "Compliance > Überprüfungsprozess"
2. Wählen Sie die gewünschte(n) E-Mail(s) aus der Liste aus
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche View Criteria
4. Daraufhin erscheint ein Pop-up-Fenster, das die Kriterien anzeigt

Beachten Sie, dass der Zugriff auf die Editierkriterien nur dem Compliance- und Review-Beauftragten und den Administratoren gewährt wird.

Wie funktioniert die Schaltfläche "E-Mails anzeigen" im Überprüfungsprozess?

Auf der Seite mit der Liste der Überprüfungsprozesse befindet sich eine Schaltfläche "E-Mails anzeigen ". Mit dieser Schaltfläche können Sie auf dieser Seite für eine einzelne Kriterienüberprüfung die E-Mails "Zur Überprüfung markiert" und "Überprüft" anzeigen.

Wie funktioniert die Schaltfläche "Status bearbeiten" im Überprüfungsprozess?

Eine Schaltfläche "Status bearbeiten" befindet sich auf der Seite mit der Liste der Überprüfungsprozesse. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, können Sie den Status der Tags von "Zur Überprüfung markiert" in "Überprüft" ändern und umgekehrt für alle E-Mails in den Überprüfungskriterien.

So markieren Sie E-Mails als "Überprüft"

1. Klicken Sie auf "Compliance > Überprüfungsprozess"
   1. Hier finden Sie alle Überprüfungsprozesse

Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Überprüfung von E-Mails

1. Wählen Sie den gewünschten Überprüfungsprozess aus der Liste aus, Klicken Sie auf"Status bearbeiten" und wählen Sie "Alle als überprüft markieren", Dadurch werden alle E-Mails als "Überprüft"
2.  Wählen Sie den gewünschten Überprüfungsprozess aus der Liste aus. Klicken Sie auf"E-Mails anzeigen" > "Zur Überprüfung markiert"
3. Sie werden dann auf die Seite"E-Mail anzeigen" weitergeleitet. Es gibt eine Spalte für den Überprüfungsstatus, in der der Status einer E-Mail angezeigt wird. Wenn eine E-Mail überprüft werden muss, wird sie mit dem Status "Zur Überprüfung markiert" versehen.
   1. Öffnen Sie die E-Mail, die Sie überprüfen möchten, und klicken Sie unten rechts auf der Seite auf "Als überprüft markieren ".

Nur der Compliance- und Überprüfungsbeauftragte kann einen Überprüfungsprozess für alle E-Mails im Hauptmenü der Liste der Überprüfungsprozesse durchführen.

So entfernen Sie den Status im Überprüfungsprozess 

1. Klicken Sie auf der Seite "Überprüfungsprozess" auf die Schaltfläche "Status entfernen "
2. Entfernen Sie "Zur Überprüfung markiert" oder "Überprüft" von allen E-Mails in den Überprüfungskriterien

Warnungen

Wie funktioniert das Alert-System? 

Sie können für jede Ihrer gespeicherten Suchanfragen einen Alarm einstellen. Sie werden dann per E-Mail benachrichtigt, sobald eine neue archivierte E-Mail den Suchkriterien entspricht, die Sie in Ihrer gespeicherten Suche festgelegt haben.

Aktivieren/Deaktivieren von Alarmen

1. Erstellen Sie eine Suche nach"Compliance > eDiscovery" 
2. Klicken Sie auf "Compliance > Alert"
3. Sie sehen eine Liste der gespeicherten Suchen und einen ON/OFF-Schalter für jede Liste
   1. Sie können die Alarme direkt aktivieren/deaktivieren, indem Sie den Kippschalter EIN/AUS betätigen, um die Alarme einzeln zu aktivieren/deaktivieren, oder Sie klicken einfach auf die Schaltfläche Alle aktivieren/deaktivieren, um die Alarme für alle zu aktivieren/deaktivieren.

 Wer erhält die Benachrichtigungs-E-Mail(s)? 

Die Ersteller der Ausschreibung, d.h. die Administratoren. Der Gruppenbetreuer erhält Benachrichtigungs-E-Mails für bestimmte gespeicherte Suchwarnungen.  

Wie oft wird eine Benachrichtigung per E-Mail verschickt? 

Einmal am Tag wird eine E-Mail mit einer Warnmeldung versandt.

Aufbewahrungsrichtlinien

Was ist eine Aufbewahrungspolitik? 

Eine E-Mail Aufbewahrungsrichtlinie ist die von einem Unternehmen festgelegte Richtlinie darüber, wessen E-Mail-Aufzeichnungen aufbewahrt werden und wie lange. Die Richtlinien für die Aufbewahrung von Daten - einschließlich E-Mails - variieren von Unternehmen zu Unternehmen und können branchenspezifischen Vorschriften unterworfen sein.

Mit unserer jüngsten Verbesserung befindet sich die Aufforderung zur Speicherung nun auf der Hauptseite des Dashboards. Sobald ein Benutzer erkannt wird, wird dieser Benutzer zu einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzugefügt.  

Es gibt zwei Möglichkeiten: Standardeinbehalt oder benutzerdefinierter Einbehalt (bestehender Einbehalt, den wir hatten). 

Die Standardaufforderung zur Speicherung, die auf der Hauptseite angezeigt wird, bietet eine schnelle Alternative zur Einrichtung einer benutzerdefinierten Speicherung. Sie legt eine Aufbewahrungsfrist von 90 Tagen bis zu 11 Jahren als domänenweite Standardrichtlinie fest. Sobald eine Standardrichtlinie festgelegt ist, wird sie auch auf der Seite "Konto hinzufügen" angezeigt.  

Wie kann ich eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen? 

1. Wenn für ein Konto keine Aufbewahrungsfrist festgelegt ist, zeigt das Dashboard ein Banner auf der Dashboard-Seite an, das bestehende Benutzer darüber informiert, dass für einige Konten eine Aufbewahrungsfrist festgelegt werden muss
2. Es gibt zwei Links auf dem Banner, über die Sie den Speicherpfad auswählen können:
   1. Die Schaltfläche "Hier klicken" leitet die Nutzer auf die Seite mit den Aufbewahrungsrichtlinien weiter
   2. Die Schaltfläche "Aufbewahrungsrichtlinie festlegen"  zeigt ein Popup-Fenster an, in dem die Benutzer die Aufbewahrung direkt festlegen können
   3. Sie können die Aufbewahrung für die Domänenebene festlegen oder sie für die Kontoebene auf dem Popup-Fenster für die Aufbewahrung anpassen
      1. Wenn Sie die Aufbewahrungsfrist auf Kontoebene anpassen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Richtlinien bearbeiten", und das System leitet Sie zur Seite Aufbewahrungsrichtlinie weiter
      2. Um die Aufbewahrung auf Domänenebene festzulegen, wählen Sie bitte den Aufbewahrungszeitraum aus, überprüfen Sie die Zustimmung und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern
3. Das System zeigt ein Bestätigungsfeld an, das Sie überprüfen müssen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern
4. Sobald die Aufbewahrung erfolgreich erstellt wurde, wird sie auf der Seite Aufbewahrungsrichtlinie mit dem Formatnamen "Standardrichtlinie - " angezeigt.

Anmerkung: Bei der sofortigen Speicherung gibt es keine unbegrenzte Aufbewahrungsfrist. Bitte besuchen Sie die Seite Aufbewahrungsrichtlinie, um die unbegrenzte Aufbewahrungsfrist zu bearbeiten und festzulegen.

Außerdem kann ein Objekt, das durch eine Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht wurde, nach dem Entfernen der Richtlinie nicht mehr wiederhergestellt werden. Die einzige Möglichkeit, durch eine Richtlinie gelöschte Elemente erneut zu sichern, besteht darin, den Benutzer vollständig zu löschen und die Elemente von Grund auf zu sichern.

Kann ich eine Aufbewahrungsrichtlinie löschen? 

Gehen Sie zu "Compliance > Aufbewahrungsrichtlinie" und klicken Sie dann auf die Registerkarte "Liste der Aufbewahrungsrichtlinien" . Wählen Sie die zu löschende Richtlinie aus der Liste aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Löschen ".

Kann ich eine Aufbewahrungsrichtlinie ändern? 

Gehen Sie zu "Compliance > Aufbewahrungsrichtlinie" und klicken Sie auf die Registerkarte Aufbewahrungsrichtlinienliste .  

Wählen Sie die zu bearbeitende Richtlinie aus der Liste aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Bearbeiten ". Bitte beachten Sie, dass die Bearbeitung einer bestehenden Aufbewahrungsrichtlinie nur E-Mails betrifft, die noch nicht gelöscht wurden. 

So sehen Sie, welche Richtlinie zu einem E-Mail-Konto hinzugefügt wurde

Gehen Sie zu "Compliance > Aufbewahrungsrichtlinie" und klicken Sie auf die Registerkarte Aufbewahrungsrichtlinienliste . Sie können sich die Tabelle in der Spalte Details ansehen. Wenn Sie ausgewählte E-Mail-Konten filtern möchten, klicken Sie auf die Filter-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke und wählen Sie dann "E-Mail-Konto"

Kann ich einem E-Mail-Konto mehr als eine Richtlinie hinzufügen? 

Ja, das können Sie. Wenn Sie mehr als eine Richtlinie für ein E-Mail-Konto haben, wird das System automatisch die längste Richtlinie auswählen.

Kann ich durch die Aufbewahrungsrichtlinie gelöschte E-Mails zurückbekommen? 

Nein. Die Löschung der E-Mail ist dauerhaft, es sei denn, die E-Mail befindet sich noch in der Mailbox des Benutzers und wird in unserem Backup-System erneut gesichert.

Wo kann ich die Aufbewahrungsrichtlinie anwenden? 

Die Aufbewahrungsrichtlinie kann für ein oder mehrere E-Mail-Konten, eine oder mehrere Abteilungen oder für ALLE (alle E-Mail-Konten) festgelegt werden. Wenn sie für eine Abteilung festgelegt wird, gilt sie für alle E-Mail-Konten innerhalb der Abteilung.  

Was ist die Standardrichtlinie? 

In der Standardeinstellung werden alle E-Mails für immer aufbewahrt. Daher lautet die Standardrichtlinie "niemals löschen"

Für was kann ich eine Aufbewahrungsrichtlinie festlegen?

Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie für E-Mails (Konto- oder Nachrichtenebene) oder SharePoint (Site-Ebene) festlegen. Für OneDrive, Google Drive, Kontakte, Kalender und Aufgaben gibt es keine Option für die Aufbewahrungsrichtlinie.

Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen sind von 1 Jahr bis 11 Jahre nach dem Empfangsdatum der E-Mail zulässig.  

Wie wird die Aufbewahrungsfrist berechnet? 

Die Aufbewahrungsfrist wird ab dem Datum berechnet, an dem die E-Mail in Ihrer Mailbox eingegangen ist, und nicht ab dem Zeitpunkt, an dem die E-Mail in unser Archiv kopiert wurde. Sie wird auf alle bestehenden und zukünftigen E-Mails angewendet.

• Die Richtlinie wird angewendet, sobald sie erstellt ist
• Die E-Mails werden innerhalb von 24 Stunden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht
• E-Mails können nicht wiederhergestellt werden, wenn sie durch eine Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht wurden

Beispiel:

die Richtlinie zur Aufbewahrung für 1 Jahr wird heute (3. Juni 2017)erstellt

Legal Hold

Was ist Legal Hold?

Legal Hold ist ein Verfahren zur Risikominderung, das ein Unternehmen anwendet, um alle relevanten Daten aufzubewahren. (einschließlich E-Mails), wenn ein Rechtsstreit oder eine Untersuchung absehbar ist

Wo kann ich Legal Hold beantragen? 

Legal Hold kann auf ein oder mehrere E-Mail-Konten, eine oder mehrere Abteilungen & ALL (alle E-Mail-Konten) angewendet werden. Wenn sie für eine Abteilung festgelegt wird, gilt sie für alle E-Mail-Konten in dieser Abteilung.  

Was geschieht mit den E-Mails, die der Rechtsordnung unterliegen?  

Die E-Mails werden auf unbestimmte Zeit aufbewahrt, sobald sie in die rechtliche Warteschleife gestellt werden, und ersetzen alle zuvor festgelegten Aufbewahrungsrichtlinien. Alle Aufbewahrungsrichtlinien können E-Mails in diesem Konto/Abteilung nicht löschen, bis die rechtliche Zurückhaltung aufgehoben wird.

Wie man eine Legal Hold erstellt 

1. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite des Bildschirms im Endbenutzerportal auf "Compliance > Legal Hold "
2. Sie sehen eine Seite mit zwei Registerkarten: "Neu erstellen" und "Legal Hold List"
3. Auf der Registerkarte "Neu erstellen" gibt es zwei Eingabefelder
4. Eingabe des "Legal Hold Name"
   1. Bitte beachten Sie, dass Sie keinen Namen eingeben können, der bereits existiert. Es sind maximal 35 Zeichen erlaubt, die nur Buchstaben (a-z oder A-Z) und/oder Zahlen (0-9) enthalten dürfen. Außer den Währungssymbolen und dem Unterstrich ("_") sind keine Sonderzeichen erlaubt.
5. Wählen Sie aus, für was Sie die Richtlinie anwenden möchten
   1. Es gibt drei Möglichkeiten:
      1. E-Mail-Konto
         1. Eingabe eines oder mehrerer E-Mail-Konten
      2. Abteilung
         1. Eingabe einer oder mehrerer Abteilungen
      3. Alle
         1. Alle E-Mail-Konten auswählen
6. Klicken Sie auf "Speichern"
   1. Der Legal Hold wird in der Liste "Legal Hold" gespeichert

Wer hat Zugang zu Legal Hold? 

Alle Admins (Full Admin, Group Supervisor & IT Admin) & Compliance Reviewer.

Audit-Protokollierung

Was ist das Audit-Protokoll? 

Ein Audit-Protokoll ist eine chronologische Aufzeichnung, die sicherheitsrelevante Nachweise über die Abfolge von Aktivitäten, Vorgängen, Verfahren oder Ereignissen liefert. Es dient der Dokumentation aller im Rahmen des Systems durchgeführten Maßnahmen.

Derzeit speichert unser System die Audit-Protokolldaten auf unbestimmte Zeit, so dass Sie ohne Einschränkung auf alle historischen Protokolle zugreifen können. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Unternehmen alle Compliance-Anforderungen erfüllen kann, z. B. die Aufbewahrung von Protokollen für ein Jahr oder länger.

Bei der E-Mail-Sicherung und -Archivierung zeigt das Audit-Protokoll  

• Meldungen & File Audit Log: 
  • Hier werden alle Protokolle angezeigt, die sich auf Nachrichten oder Dateien beziehen, z. B. Herunterladen, Wiederherstellen, Migrieren usw.
• Benutzeraktivitätsprotokoll: 
  •  
    • Hier werden alle Benutzeraktivitäten angezeigt, z. B. das Hinzufügen eines E-Mail-Kontos, das Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie usw.
• Systemaktivitätsprotokoll: 
  • Hier werden alle gesendeten Systembenachrichtigungen angezeigt. 

Wer hat Zugriff auf das Audit-Log? 

Gesamtverwalter, Gruppenbetreuer und alle Prüfer

Wie finde ich die Audit-Log-Seite?

1. Loggen Sie sich in das NinjaOne SaaS Backup Endbenutzer Portal ein 
2. Navigieren Sie zur linken Seite der Seite, und klicken Sie dann auf das Menü Audit Log
   
3. Das System leitet Sie zur neuen Audit-Log-Seite
   weiter. Um weitere Informationen über das Audit-Log zu erhalten, klicken Sie auf die Schaltfläche "?" neben dem Seitentitel.  Eine kurze FAQ finden Sie auf dem rechten Slider
   
    

Audit Log Page Übersicht.

• Registerkarte Suchprotokoll: Suche nach verschiedenen Aktivitäten, einschließlich Nachrichten & Dateien, Benutzer und Systemaktivitäten
• Registerkarte Liste herunterladen: Enthält Links zum Exportieren von Daten, sobald ein Export durchgeführt wurde

Was ist eine Archiv-ID? 

Die Archiv-ID ist für jede E-Mail eindeutig, um diese Nachricht zu identifizieren. Sie finden sie auf der Seite E-Mail anzeigen

• Unter Betreff im Suchergebnis der erweiterten Suche / eDiscovery-Suchergebnisse
• Auf der Seite Ansicht Nachricht
• Audit-Log-Ergebnisse unter "Objektname"

So laden Sie das Audit-Log herunter

1. Sobald Sie die Protokolle durchsucht haben, klicken Sie auf"Download" , um die Protokolle herunterzuladen
2. Sie können die Audit-Protokolldatei im CSV-Format herunterladen
3. Die ausgewählte Datei wird generiert und durch Klicken auf die Schaltfläche"Herunterladen" zu Ihrem Download-Listenmenü hinzugefügt
4. Sobald die Datei fertig ist, erhalten Sie einen Link zum Herunterladen
   1. Bitte beachten Sie, dass der Link innerhalb von 24 (vierundzwanzig) Stunden abläuft

Was ist der Unterschied zwischen Audit-Protokollfunktionen in einem reinen Backup-Plan und einem Backup + Archivierungsplan?

Die Funktion Audit Log in der Backup SKU ist im Vergleich zur Archiver SKU stärker eingeschränkt.  Hier ist eine Zusammenfassung der Unterschiede:

• Menü: Wo sich das Menü Audit Log im Endbenutzerportal befindet
  • Sicherung: Spezifisch und direkt, ohne Bezug zu anderen Menüs
  • Archivierung: Zu finden unter dem Menüpunkt Compliance 
• Umfang: Welche Protokolle sind enthalten?
  • Sicherung: Alle Protokolle mit Ausnahme derjenigen, die sich auf Compliance-Aktivitäten beziehen
  • Archivierung: Alle Protokolle 
• Zugänglichkeit der Rolle: Wer kann auf die Audit-Log-Seite zugreifen?
  • Sicherung: Eigentümer und Vollverwalter
  • Archivierung: Inhaber, Hauptverwaltungsbeamter, Beauftragter für die Überprüfung der Einhaltung von Rechtsvorschriften & und Datenschutzbeauftragter