Übersicht

Bei Dropsuite werden diese Bedenken durch die Integration robuster Aufbewahrungsrichtlinienfunktionen berücksichtigt. Standardmäßig ist die Datenaufbewahrung unbegrenzt, aber es gibt wichtige Unterschiede je nach Abonnementtyp:

• Abonnement nur für Backups: Nur E-Mails können mit Aufbewahrungsrichtlinien versehen werden. Die Aufbewahrungsfristen können auf 14 Monate, 4 Jahre, 7 Jahre oder „nie löschen” festgelegt werden. Wenn keine bestimmte Frist festgelegt ist, gilt standardmäßig „unbegrenzt”, und ein Banner fordert die Benutzer auf, eine Frist festzulegen.
  
  

• Archivierungsabonnement: E-Mails, OneDrive und SharePoint können Aufbewahrungsrichtlinien zugewiesen werden. Die anpassbaren Aufbewahrungsfristen für E-Mails reichen von 30 Tagen bis zu 13 Jahren, mit der Option einer unbegrenzten Aufbewahrung. Zu den jüngsten Verbesserungen für das Archivierungsabonnement gehört eine neue Standard-Domänenaufbewahrungsrichtlinie, die den Aufbewahrungsprozess vereinfacht, indem Richtlinien für alle Benutzer auf Domänenebene angewendet werden. Benutzer können zwischen Standard- und benutzerdefinierten Aufbewahrungsoptionen wählen, um unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden.

  Übersetzt mit DeepL.com (kostenlose Version)

Wichtige Fähigkeiten

• Vielfältige Optionen: Benutzer können bei der Erstellung einer neuen Richtlinie zwischen Standard- und benutzerdefinierter Speicherung wählen.
• Umfassende Abdeckung: Die Standard-Domänen-Aufbewahrungsrichtlinie gilt für alle Benutzer innerhalb der Domäne, so dass eine individuelle Einrichtung nicht erforderlich ist.

Standard-Richtlinie zur Domänenaufbewahrung

Die Standard-Domänenaufbewahrungsrichtlinie weist im Vergleich zur bestehenden benutzerdefinierten Aufbewahrungsrichtlinie keine wesentlichen Änderungen auf, mit Ausnahme des Anwendungsbereichs. Die Standard-Domänenaufbewahrung gilt auf Domänenebene, was die Verwaltung vereinfacht.

Anweisungen zur Einrichtung
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Standard-Domänenaufbewahrungsrichtlinie festzulegen:

1. Suchen Sie den gewünschten Einstiegspunkt. Es sind drei Stellen verfügbar:
   
   • Klicken Sie auf der Dashboard-Seite auf die Schaltfläche Aufbewahrungsrichtlinie festlegen.
   • Klicken Sie auf der Seite Backup hinzufügen auf die Schaltfläche Aufbewahrungsrichtlinie festlegen.
   • Auf der Seite mit den Aufbewahrungsrichtlinien gibt es zwei Möglichkeiten: Klicken Sie im Banner auf die Schaltfläche Aufbewahrungsrichtlinie festlegen oder klicken Sie auf die Schaltfläche Neu erstellen und erstellen Sie eine Standard-Domänenaufbewahrung.
     
     
2. Wählen Sie den Aufbewahrungszeitraum aus, markieren Sie „Ich stimme den Bedingungen zu“, und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
   
   
3. Es erscheint ein Bestätigungs-Pop-up. Klicken Sie erneut auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen.
   
   
4. Es wird eine Erfolgsmeldung angezeigt, und die Richtlinie wird auf der Seite für Aufbewahrungsrichtlinien aufgeführt.

FAQ

Ist die standardmäßige Domänenaufbewahrungsrichtlinie für alle Domänentypen verfügbar?

Nein, sie ist derzeit nur für M365-Domänen verfügbar.

Können Benutzer die erstellte Standard-Aufbewahrungsrichtlinie bearbeiten?

Ja, navigieren Sie zur Seite mit den Aufbewahrungsrichtlinien, wählen Sie die zu bearbeitende Richtlinie aus, klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten und dann auf Bearbeiten. Wählen Sie den Aufbewahrungszeitraum aus, setzen Sie ein Häkchen bei „Ich stimme den Bedingungen zu“, und klicken Sie auf Speichern.

Können Benutzer die erstellte Standardaufbewahrungsrichtlinie löschen?

Nein, Benutzer können die Richtlinie nur bearbeiten; das Löschen ist nicht möglich.

Welche Aufbewahrungszeiträume sind für die Standardaufbewahrung verfügbar?

Die Standardaufbewahrung kann auf täglicher, wöchentlicher, monatlicher oder jährlicher Basis konfiguriert werden, mit vordefinierten Optionen oder einem benutzerdefinierten Zeitraum.

Können Benutzer den Standardaufbewahrungszeitraum auf unbestimmte Zeit festlegen?

Ja, aber diese Option ist nur in den Einstellungen für die Aufbewahrungsrichtlinie verfügbar und nicht bei der Ersteinrichtung.

Wie lange dauert es, bis die E-Mails nach der Implementierung der Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht werden?

In der Regel dauert es je nach Datenvolumen 24 bis 72 Stunden, bis die E-Mails bereinigt sind.

Werden nach Einführung der Aufbewahrungsrichtlinie alle E-Mails, die vor dem in der Richtlinie festgelegten Datum liegen, vernichtet und nicht wiederhergestellt?

Ja, E-Mails werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist endgültig gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

Können Aufbewahrungsrichtlinien gelöscht werden?

Ja, um eine Richtlinie zu löschen, gehen Sie zu Compliance > Aufbewahrungsrichtlinie, klicken Sie auf die Registerkarte Aufbewahrungsrichtlinienliste, wählen Sie die zu löschende Richtlinie aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.

Können Aufbewahrungsrichtlinien geändert werden?Können Aufbewahrungsrichtlinien geändert werden?

Ja, gehen Sie zu Compliance > Aufbewahrungsrichtlinie, wählen Sie die Richtlinie aus, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten. Bitte beachten Sie: Die Bearbeitung einer bestehenden Aufbewahrungsrichtlinie wirkt sich nur auf E-Mails aus, die noch nicht gelöscht worden sind.

Wie wird die Aufbewahrungsfrist berechnet?

Die Aufbewahrungsfrist wird ab dem Datum berechnet, an dem die E-Mail in Ihrer Mailbox eingegangen ist, nicht ab dem Zeitpunkt, an dem die E-Mail in unser Archiv kopiert wurde.

Beispiel: Wenn Sie heute (25. September 2024) eine Aufbewahrungsfrist von einem Jahr festlegen, gilt diese für alle vorhandenen und zukünftigen E-Mails und wird sofort nach der Erstellung der Richtlinie in Kraft gesetzt. Die E-Mails werden innerhalb von 24 Stunden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden, sobald sie durch die Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht wurden.

Wie berechnet das System die Aufbewahrungsdauer für OneDrive und SharePoint?

Da es sich bei den Inhalten von OneDrive und SharePoint um Dateien und Ordner handelt, basiert das Aufbewahrungsdatum auf dem Änderungsdatum der Datei in Ihren OneDrive-Daten.

Beispiel: Heute wurde eine 5-jährige OneDrive-Aufbewahrungsrichtlinie (für dieses Beispiel am 28. Juli 2025) für das Konto „george@company.com” erstellt. Aufgrund der Aufbewahrungsrichtlinie werden alle Dateien, die seit heute seit 5 Jahren nicht mehr bearbeitet wurden, aus der Sicherung gelöscht. Dies wurde durch die Art und Weise verursacht, wie das System Änderungen auf der OneDrive-Seite verarbeitet. Alle Änderungen auf der OneDrive-Seite lösen eine inkrementelle Sicherung aus, und das Änderungsdatum von OneDrive wird angepasst.

Aus dem obigen Beispiel geht hervor, dass die Datei B.xls am 21. Mai 2025 gelöscht wird und heute (28. Juli 2025) nicht mehr auf dem Portal vorhanden ist. Nehmen wir an, der Benutzer hat eine andere Datei mit dem gleichen Namen (B.xls) auf der OneDrive-Seite (7. Juni 2025) bearbeitet und eine Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren festgelegt. Das System wird diese zweite B.xls-Datei mit einer neuen Version erneut sichern.