Leitfaden zur Aufbewahrungsrichtlinie
Thema
In diesem Artikel werden die Aufbewahrungsrichtlinien für NinjaOne SaaS Backup erläutert.
Umgebung
NinjaOne SaaS Backup:
Beschreibung
Die Aufbewahrungsrichtlinie legt fest, wie lange NinjaOne SaaS Backup Ihre E-Mail-, Microsoft OneDrive- und Microsoft SharePoint-Sicherungsdaten aufbewahrt und wann das System diese sicher löscht. Aufbewahrungsrichtlinien stellen sicher, dass keine Daten ungeschützt bleiben, da alle gesicherten Daten einem klaren Aufbewahrungsplan unterliegen. Aufbewahrungsrichtlinien tragen zudem zur Einhaltung von Vorschriften bei, da sie es ermöglichen, Daten nur so lange aufzubewahren, wie dies aus Sicherheits- und regulatorischen Gründen erforderlich ist.
NinjaOne SaaS Backup bietet zwei Aufbewahrungsoptionen: die Standardaufbewahrung und die benutzerdefinierte Aufbewahrung, die jeweils einem bestimmten Zweck dienen. Die Standardaufbewahrungsdauer ist auf Einfachheit und umfassende Abdeckung ausgelegt und gilt für alle Workloads. Die benutzerdefinierte Aufbewahrungsdauer ist mit der Archiver-SKU verfügbar und bietet Unternehmen mit spezifischen Compliance- oder betrieblichen Anforderungen mehr Flexibilität.
Die Festlegung einer Standard-Aufbewahrungsrichtlinie ist obligatorisch, während benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinien (verfügbar bei Archiver-SKUs) optional sind.
Eine Standard-Aufbewahrungsrichtlinie einrichten
NinjaOne SaaS Backup lässt nur eine einzige Standard-Aufbewahrungsrichtlinie zu, daher müssen Sie diese sorgfältig konfigurieren. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um eine Standard-Aufbewahrungsrichtlinie zu konfigurieren.
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Klicken Sie im Dashboard-Dialogfeld auf „Standardaufbewahrungsrichtlinie festlegen“.
1. Screenshot: Aufbewahrungsrichtlinie (zum Vergrößern bitte anklicken) Alternativ können Sie im Banner des Dashboards auf „Jetzt einrichten“ klicken.
2. Screenshot: Banner im Dashboard (zum Vergrößern bitte anklicken) Oder klicken Sie schließlich im Banner zur Aufbewahrungsrichtlinieauf „Jetzt einrichten“.
3. Screenshot: Banner zur Aufbewahrungsrichtlinie (zum Vergrößern bitte anklicken) Jede der oben genannten Aktionen öffnet das Dialogfeld „Einrichtung der Standardaufbewahrungsrichtlinie “.
4. Screenshot: Einrichtung der Standard-Aufbewahrungsrichtlinie (zum Vergrößern bitte anklicken) - Wählen Sie die Aufbewahrungsfrist aus dem Dropdown-Menü aus. Falls bereits eine Standard-Aufbewahrungsrichtlinie vorhanden ist, wird die aktuelle Aufbewahrungsfrist angezeigt.
- Wenn es sich um eine neue Einrichtung handelt, wählen Sie die gewünschte Aufbewahrungsfrist aus.
- Es erscheint ein Bestätigungsdialog. Wählen Sie „Ich stimme dieser Vorgehensweise bei der Aufbewahrung von Daten zu“.
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Klicken Sie auf „Richtlinie anwenden“.
5. Screenshot: Aufbewahrungsrichtlinie prüfen und anwenden (zum Vergrößern bitte anklicken) Auf der Einstellungsseite für die Aufbewahrungsrichtlinie werden eine Erfolgsmeldung und die Details der Richtlinie angezeigt.
6. Screenshot: Standard-Aufbewahrungsrichtlinie (zum Vergrößern bitte anklicken)
Eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinie einrichten
Wenn Sie eine Archiver-SKU nutzen, haben Sie die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen. Im Gegensatz zur Standard-Aufbewahrungsrichtlinie können Sie mehrere benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinien erstellen. Wenn Daten von mehr als einer benutzerdefinierten Richtlinie betroffen sind, wendet das System die längste Aufbewahrungsfrist an. Da diese Richtlinien anpassbar sind, können Sie sie auf bestimmte Workloads oder auf Einzelobjekte anwenden.
So legen Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinie fest:
- Melden Sie sich beim NinjaOne SaaS Backup-Endbenutzerportal an.
- Rufen Sie die Seite „Aufbewahrungsrichtlinie“ auf.
- Wählen Sie die Registerkarte „Workload“ oder „Ebene“ aus.
- Klicken Sie auf „+ Benutzerdefiniert erstellen“.
- Wählen Sie Ihre Einstellungen für die folgenden Optionen aus:
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Name der Richtlinie: Beschreibende Bezeichnung für eine Aufbewahrungsrichtlinie. Wir empfehlen, einen aussagekräftigen Namen zu wählen, der den Zweck der Richtlinie widerspiegelt. Das ist besonders dann von Vorteil, wenn Sie mehrere benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinien haben.
Das System lässt denselben Richtliniennamen zu. Eine eindeutige Richtlinie bezieht sich auf die Kombination aus Workload-Typ und Aufbewahrungsfrist.
- Art der Arbeitsbelastung: Verfügbare Optionen: E-Mail an, OneDrive oder SharePoint. Wenn Sie „E-Mail“ auswählen, wird im Dialogfeld ein zusätzliches Feld angezeigt, in dem Sie zwischen „Abteilung“, „Domäne“ oder „Alle“ wählen können.
- Aufbewahrungsfrist: Geben Sie die Zahl und die Einheit ein. Es steht eine Einstellung für eine unbegrenzte Dauer zur Verfügung.
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Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf „Weiter“.
7. Screenshot: Neue benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinie erstellen (zum Vergrößern anklicken)
Es erscheint ein Bestätigungsdialog. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Vereinbarung und klicken Sie anschließend auf „Richtlinie anwenden“.
Es wird eine Erfolgsmeldung angezeigt, und die Richtlinie wird aufgelistet.
Eine Aufbewahrungsrichtlinie bearbeiten
Sie können die Standard-Aufbewahrungsrichtlinien bearbeiten, aber nicht entfernen. Wenn Sie eine Archiver-SKU nutzen, können Sie benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinien bearbeiten und löschen.
In der folgenden Tabelle werden die wichtigsten Unterschiede zwischen Standard- und benutzerdefinierten Aufbewahrungsrichtlinien beschrieben.
| Aspekt | Standard-Aufbewahrungsrichtlinie | Individuelle Aufbewahrungsrichtlinie |
|---|---|---|
| Verfügbarkeit | Sowohl Backup- als auch Archiver-SKUs | Nur Archiver-Artikelnummer |
| Anforderung | Obligatorisch | Optional |
| Scope | Gilt für alle Arbeitslasten (E-Mail, OneDrive, SharePoint) | Vom Benutzer in Workloads oder auf Elementebene ausgewählt |
| Menge | Nur einer | Mehrere |
| Bearbeitbar | Ja | Ja |
| Löschbar | Nein | Ja |
Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfristen reichen von 30 Tagen bis zu 13 Jahren. Es gibt auch eine „Unlimited“-Option. Ihre Aufbewahrungsoptionen hängen von der ausgewählten Artikelnummer ab:
- Archiver-Artikelnummer: Es stehen alle Optionen für die Aufbewahrungsfrist zur Verfügung.
- Ersatz-Artikelnummer: Sie können zwischen 14 Monaten, 4 Jahren, 7 Jahren oder „Unbegrenzt“ wählen.
NinjaOne SaaS Backup zeigt im Dropdown-Menü „Aufbewahrungsdauer“ alle für Ihre SKU verfügbaren Optionen an.
Berechnung der Aufbewahrungsfrist für E-Mails
NinjaOne SaaS Backup berechnet die Aufbewahrungsfrist ab dem Datum, an dem die E-Mail in Ihrem Postfach eingegangen ist, und nicht ab dem Zeitpunkt, zu dem die E-Mail in unser Archiv kopiert wird.
Wenn Sie heute, am 25.09.2024 (in diesem Beispiel), eine Aufbewahrungsrichtlinie mit einer Laufzeit von einem Jahr erstellt haben, gilt diese für alle bestehenden und zukünftigen E-Mails. NinjaOne setzt die Aufbewahrungsfrist in Kraft, sobald Sie die Richtlinie erstellt haben, und löscht E-Mails innerhalb von 24 Stunden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. E-Mails können nicht wiederhergestellt werden, nachdem sie von NinjaOne SaaS Backup gelöscht wurden.
| E-Mail-Eingangsdatum | Aufbewahrungsfrist | Erstellungsdatum der Aufbewahrungsrichtlinie | Ablaufdatum der Police |
|---|---|---|---|
| 13. Mai 2012 | Ein Jahr | Heute | Heute |
| 01.06.2014 | Ein Jahr | Heute | Heute |
| 25.09.2023 | Ein Jahr | Heute | Heute |
| 30.09.2023 | Ein Jahr | Heute | 30.09.2024 |
Berechnung der Aufbewahrungsfrist für OneDrive oder SharePoint
Da sowohl OneDrive als auch SharePoint aus Dateien und Ordnern bestehen, legt NinjaOne SaaS Backup das Aufbewahrungsdatum anhand des Änderungsdatums der Datei in Ihren OneDrive-Daten fest.
Nehmen wir für dieses Beispiel an, Sie hätten heute eine OneDrive-Aufbewahrungsrichtlinie mit einer Laufzeit von 5 Jahren erstellt (wir verwenden für dieses Beispiel das Datum 28.07.2025). Gemäß dieser Aufbewahrungsrichtlinie löscht NinjaOne SaaS Backup alle Dateien aus dem Backup, die seit heute 5 Jahre lang nicht bearbeitet wurden. Diese Löschung erfolgt aufgrund der Art und Weise, wie das System Änderungen auf der OneDrive-Seite verarbeitet. Jede Änderung auf der OneDrive-Seite löst eine inkrementelle Sicherung aus, weshalb NinjaOne SaaS Backup das Änderungsdatum in OneDrive entsprechend anpasst.
| Dateiname | Erstellungsdatum der Datei | Datum der Sicherung | Änderungsdatum der Datei | Aufbewahrungsfrist | Ablaufdatum der Police |
|---|---|---|---|---|---|
| A.pdf | 03.04.2020 | 03.04.2020 | 03.04.2020 | Fünf Jahre | 13.04.2025 |
| B.xls | 27.04.2020 | 27.04.2020 | 21. Mai 2020 | Fünf Jahre | 21. Mai 2025 |
| C.docx | 13.04.2020 | 13.04.2020 | 19.08.2020 | Fünf Jahre | 19.08.2025 |
Aus dem obigen Beispiel geht hervor, dass NinjaOne SaaS Backup die Datei „B.xls“ am 21.05.2025 gelöscht hat, sodass sie heute (28.07.2025) im Portal nicht mehr vorhanden ist. Wenn Sie auf der OneDrive-Seite eine andere Datei mit demselben Namen (B.xls) bearbeitet haben (7. Juni 2025) und eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren festgelegt haben. NinjaOne SaaS Backup würde diese zweite Datei „B.xls“ mit einer neuen Version erneut sichern.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Im Folgenden finden Sie einige häufig gestellte Fragen mit Antworten unseres Support-Teams.
Wie lange dauert es, bis NinjaOne SaaS Backup E-Mails löscht, nachdem ich die Aufbewahrungsrichtlinie implementiert habe?
In der Regel dauert es je nach Datenvolumen 24 bis 72 Stunden, bis E-Mails und SharePoint-Daten gelöscht sind.
Werden alle E-Mails, die vor dem in der Aufbewahrungsrichtlinie festgelegten Datum versendet wurden, gelöscht, sobald ich die Richtlinie eingerichtet habe?
Ja, NinjaOne SaaS Backup löscht E-Mails, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, endgültig. Die gelöschten E-Mails lassen sich nicht wiederherstellen.
Bedeutet „Löschen“ in einer Aufbewahrungsrichtlinie, dass das Konto gelöscht wird?
Nein. Sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, löscht das System lediglich die aufbewahrten Daten. Das Konto bleibt aktiv und unverändert.
Was passiert, wenn meine Daten sowohl den Standard- als auch den benutzerdefinierten Aufbewahrungsrichtlinien unterliegen?
Die Datenaufbewahrung richtet sich stets nach der benutzerdefinierten Aufbewahrungsrichtlinie, unabhängig davon, welche Richtlinie eine längere Aufbewahrungsfrist vorsieht.