Thema
Dieser Artikel erklärt die Aufbewahrungsrichtlinien von NinjaOne SaaS Backup.
Umgebung
NinjaOne SaaS Backup:
Beschreibung
Die Aufbewahrungsrichtlinie legt fest, wie lange NinjaOne SaaS Backup Ihre E-Mail-, Microsoft OneDrive- und Microsoft SharePoint-Backup-Daten aufbewahrt und wann das System sie sicher entfernt. Aufbewahrungsrichtlinien stellen sicher, dass keine Daten ungeschützt sind, da alle gesicherten Daten einem klaren Aufbewahrungsplan folgen. Aufbewahrungsrichtlinien stärken auch die Einhaltung von Vorschriften, da Sie Daten nur so lange aufbewahren dürfen, wie es für die Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erforderlich ist.
NinjaOne SaaS Backup bietet zwei Aufbewahrungsoptionen: Standardaufbewahrung und benutzerdefinierte Aufbewahrung, die jeweils einem bestimmten Zweck dienen. Die Standardaufbewahrung ist einfach und breit angelegt und gilt für alle Arbeitslasten. Die benutzerdefinierte Aufbewahrung ist im Rahmen des Archivierungsplans verfügbar und bietet Unternehmen mit spezifischen Compliance- oder Betriebsanforderungen mehr Flexibilität.
Die Festlegung einer Standardaufbewahrungsrichtlinie ist obligatorisch, während benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinien optional sind. Die Benutzer müssen vor dem Stichtag 01.06.2026 eine Standardaufbewahrungsrichtlinie konfigurieren. Um Sie daran zu erinnern, eine Standardrichtlinie festzulegen, zeigt das System nach einer erfolgreichen Anmeldung am Portal einen Dialog an. Wir empfehlen, die Einrichtung so bald wie möglich abzuschließen, aber Sie können den Zeitpunkt wählen, der für Sie am besten geeignet ist. Wenn Sie die Frist verpassen, wird bei der Anmeldung ein Erinnerungsdialog angezeigt, den Sie erst nach Abschluss der Einrichtung wieder löschen können. Der Backup-Betrieb läuft jedoch weiter und wird nicht beeinträchtigt.
Einrichten einer Standard-Aufbewahrungsrichtlinie
NinjaOne SaaS Backup erlaubt nur eine Standard-Aufbewahrungsrichtlinie, die für alle Workloads gilt, daher müssen Sie diese sorgfältig konfigurieren. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Standardaufbewahrungsrichtlinie zu konfigurieren.
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Klicken Sie im Dashboard-Dialog auf Standard-Aufbewahrungsrichtlinie festlegen.
1. Screenshot: Aufbewahrungspolitik (zum Vergrößern anklicken) Alternativ können Sie auch im Dashboard-Banner auf Jetzt einrichten klicken.
2. Screenshot: Dashboard-Banner (zum Vergrößern anklicken) Oder Sie klicken auf dem Banner der Aufbewahrungsrichtlinie auf Jetzt einrichten.
3. Screenshot: Banner zur Aufbewahrungspolitik (zum Vergrößern anklicken) Mit jeder der oben genannten Aktionen wird das Dialogfeld Standardaufbewahrungsrichtlinie einrichten geöffnet.
4. Screenshot: Standardeinstellung der Aufbewahrungsrichtlinie (zum Vergrößern anklicken) - Wählen Sie den Aufbewahrungszeitraum aus dem Dropdown-Menü. Wenn bereits eine Standardaufbewahrungsrichtlinie vorhanden ist, wird der aktuelle Aufbewahrungszeitraum angezeigt.
- Wenn es sich um eine neue Einrichtung handelt, wählen Sie den gewünschten Aufbewahrungszeitraum aus.
- Es wird ein Bestätigungsdialog angezeigt. Wählen Sie Ich bin mit dieser Aufbewahrungsrichtlinie einverstanden Verhalten.
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Klicken Sie auf Richtlinie anwenden.
5. Screenshot: Überprüfen und bewerben (zum Vergrößern anklicken) Auf der Seite zur Einrichtung der Aufbewahrungsrichtlinie werden eine Erfolgsmeldung und die Details der Richtlinie angezeigt.
6. Screenshot: Aufbewahrungspolitik (zum Vergrößern anklicken)
Einrichten einer benutzerdefinierten Aufbewahrungsrichtlinie
Bei einem Archivierungstarif haben Sie die Möglichkeit, eine eigene Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen. Im Gegensatz zur standardmäßigen Aufbewahrungsrichtlinie können Sie mehrere benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinien erstellen. Wenn Daten von mehr als einer benutzerdefinierten Richtlinie betroffen sind, wendet das System die längste Aufbewahrungsfrist an. Da diese Richtlinien anpassbar sind, können Sie sie auf bestimmte Workloads oder Elementebenen anwenden.
So legen Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinie fest:
- Melden Sie sich beim Endbenutzer-Portal an.
- Navigieren Sie zur Seite Aufbewahrungsrichtlinie.
- Klicken Sie auf Workload oder die Registerkarte Item level.
- Klicken Sie auf +Benutzerdefiniert erstellen.
- Wählen Sie Ihre Präferenzen für die folgenden Optionen:
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Name der Police: Beschreibende Bezeichnung für eine Aufbewahrungsrichtlinie. Wir empfehlen, einen aussagekräftigen Namen zu verwenden, der den Zweck der Richtlinie widerspiegelt. Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn Sie viele individuelle Aufbewahrungsrichtlinien haben.
Das System erlaubt denselben Richtliniennamen. Einzigartige Richtlinie bezieht sich auf die Kombination von Workload-Typ und Aufbewahrungszeitraum.
- Arbeitsbelastung Typ: Verfügbare Optionen: E-Mail, OneDrive oder SharePoint. Wenn Sie E-Mail wählen, wird ein zusätzliches Feld angezeigt, in dem Sie Abteilung, Domäne oder Alle auswählen können.
- Aufbewahrungsfrist: Geben Sie die Nummer und die Einheit ein. Es ist eine unbegrenzte Zeitspanne einstellbar.
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Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf Weiter.
7. Screenshot: Neue benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinie erstellen (zum Vergrößern klicken)
Es wird ein Bestätigungsdialogfeld angezeigt. Markieren Sie das Feld Vereinbarung und wählen Sie dann Richtlinie anwenden.
Es wird eine Erfolgsmeldung angezeigt, und die Richtlinie wird aufgelistet.
Ändern einer Aufbewahrungsrichtlinie
Sie können die Standardaufbewahrungsrichtlinien bearbeiten, aber nicht entfernen. Wenn Sie einen Archivierungsplan haben, können Sie benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinien bearbeiten und löschen.
In der folgenden Tabelle werden die wichtigsten Unterschiede zwischen Standard- und benutzerdefinierten Aufbewahrungsrichtlinien beschrieben.
| Aspekt | Standard-Aufbewahrungsrichtlinie | Benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinie |
|---|---|---|
| Verfügbarkeit | Sowohl Backup- als auch Archiver-SKUs | Nur Archivierungs-SKU |
| Anforderung | Obligatorisch | Optional |
| Scope |
Backup SKU- Richtlinie gilt nur für E-Mails Archivierungs-SKU-Richtlinie gilt für alle Workloads (E-Mail, OneDrive, SharePoint) |
Vom Benutzer in Workloads oder auf Elementebene gewählt |
| Menge | Nur eine | Mehrere |
| Bearbeitbar | Ja | Ja |
| Löschbar | Nein | Ja |
Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfristen reichen von 30 Tagen bis zu 13 Jahren. Für Backup SKU sind die Optionen auf vier Jahre, sieben Jahre, 13 Jahre und unbegrenzt begrenzt.
Berechnung der E-Mail-Aufbewahrungsfrist
NinjaOne SaaS Backup berechnet die Aufbewahrungsfrist ab dem Datum, an dem die E-Mail in Ihrem Postfach eingeht, und nicht ab dem Zeitpunkt, an dem die E-Mail in unser Archiv kopiert wird.
Wenn Sie heute, am 25.09.2024 (für dieses Beispiel), eine einjährige Aufbewahrungsrichtlinie erstellt haben, gilt diese für alle vorhandenen und zukünftigen E-Mails. NinjaOne setzt die Aufbewahrung durch, sobald Sie die Richtlinie erstellt haben und löscht E-Mails innerhalb von 24 Stunden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Sie können E-Mails nicht wiederherstellen, wenn NinjaOne SaaS Backup sie gelöscht hat.
| E-Mail-Empfangsdatum | Zeitraum der Aufbewahrungspolitik | Erstellungsdatum der Aufbewahrungsrichtlinie | Ablaufdatum der Police |
|---|---|---|---|
| 2012-05-13 | Ein Jahr | Heute | Heute |
| 2014-06-01 | Ein Jahr | Heute | Heute |
| 2023-09-25 | Ein Jahr | Heute | Heute |
| 2023-09-30 | Ein Jahr | Heute | 2024-09-30 |
Berechnung der OneDrive- oder SharePoint-Aufbewahrungsfrist
Da es sich bei den Inhalten von OneDrive und SharePoint um Dateien und Ordner handelt, richtet sich das Aufbewahrungsdatum von NinjaOne SaaS Backup nach dem Änderungsdatum der Datei in Ihren OneDrive-Daten.
Für dieses Beispiel nehmen wir an, dass Sie heute eine OneDrive-Aufbewahrungsrichtlinie mit einer Laufzeit von 5 Jahren erstellt haben (für dieses Beispiel wird der 28.07.2025 verwendet). Auf der Grundlage dieser Aufbewahrungsrichtlinie wird jede Datei, die seit 5 Jahren nicht mehr bearbeitet wurde, aus dem Backup gelöscht. Diese Löschung erfolgt aufgrund der Art und Weise, wie das System Änderungen auf der OneDrive-Seite behandelt. Jegliche Änderungen auf der OneDrive-Seite lösen ein inkrementelles Backup aus. NinjaOne SaaS Backup passt daher das Änderungsdatum von OneDrive entsprechend an.
| Dateiname | Erstellungsdatum der Datei | Sicherungsdatum | Änderungsdatum der Datei | Aufbewahrungsfrist | Ablaufdatum der Police |
|---|---|---|---|---|---|
| A.pdf | 2020-04-03 | 2020-04-03 | 2020-04-03 | Fünf Jahre | 2025-04-13 |
| B.xls | 2020-04-27 | 2020-04-27 | 2020-05-21 | Fünf Jahre | 2025-05-21 |
| C.docx | 2020-04-13 | 2020-04-13 | 2020-08-19 | Fünf Jahre | 2025-08-19 |
Im obigen Beispiel hat NinjaOne SaaS Backup die Datei B.xls am 2025-05-21 gelöscht, so dass sie heute (2025-07-28) nicht mehr im Portal vorhanden ist. Wenn Sie eine andere Datei mit demselben Namen(B.xls) auf der OneDrive-Seite bearbeitet haben (7. Juni 2025) und einen Aufbewahrungszeitraum von fünf Jahren festgelegt haben. NinjaOne SaaS Backup würde diese zweite B.xls-Datei mit einer neuen Version sichern.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Nachstehend finden Sie einige häufig gestellte Fragen mit Antworten unseres Support-Teams.
Wie lange dauert es, bis NinjaOne SaaS Backup E-Mails löscht, sobald ich die Aufbewahrungsrichtlinie implementiert habe?
Normalerweise dauert es je nach Datenvolumen 24 bis 72 Stunden, bis E-Mails und SharePoint-Daten gelöscht sind.
Werden alle E-Mails, die vor dem in der Richtlinie angegebenen Datum entstanden sind, vernichtet, sobald ich eine Aufbewahrungsrichtlinie eingeführt habe?
Ja, NinjaOne SaaS Backup löscht permanent E-Mails, die ihre Aufbewahrungsfrist überschritten haben. Die gelöschten E-Mails sind nicht wiederherstellbar.
Bedeutet "Löschen" in einer Aufbewahrungsrichtlinie das Löschen des Kontos?
Nein. Sobald die Daten die Aufbewahrungsfrist überschreiten, löscht das System nur die aufbewahrten Daten. Das Konto bleibt aktiv und unverändert.
Was ist, wenn meine Daten sowohl Standard- als auch benutzerdefinierten Aufbewahrungsrichtlinien unterworfen sind?
Die Datenaufbewahrung erfolgt immer gemäß der benutzerdefinierten Aufbewahrungsrichtlinie, unabhängig davon, welche Richtlinie eine längere Aufbewahrungsfrist vorsieht.