E-Mail-Überprüfungs- und -Löschungsvorgänge

Thema

Dieser Artikel beschreibt den Überprüfungsprozess und die E-Mail-Löschfunktion von NinjaOne SaaS Backup.

Umgebung

NinjaOne SaaS Backup:

Beschreibung

Die Überprüfungsfunktionen von NinjaOne SaaS Backup ermöglichen es Ihnen, E-Mail-Daten zu untersuchen, um relevante Inhalte zu identifizieren, sensible Daten zu erkennen und bei Bedarf über geeignete Maßnahmen oder die Löschung zu entscheiden. Die Löschung, wie sie in diesem Artikel beschrieben wird, ist die kontrollierte Entfernung von Daten gemäß den genehmigten Überprüfungsentscheidungen. In diesem Artikel werden Verfahren beschrieben, mit denen Sie E-Mail-Daten überprüfen und gegebenenfalls löschen können.

Schaffung eines Überprüfungsprozesses

Um einen Überprüfungsprozess zu erstellen, benötigen Sie eine gespeicherte eDiscovery-Suche. Beginnen Sie mit der Auswahl einer gespeicherten Suche auf der Seite eDiscovery oder erstellen Sie einen neuen Überprüfungsprozess auf der Seite Überprüfungsprozess, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

Navigieren Sie im NinjaOne Endbenutzerportal zu Compliance → eDiscovery.
Klicken Sie auf die Registerkarte Gespeicherte Suche .
NinjaOne SaaS Backup zeigt eine Liste der gespeicherten Suchvorgänge an, wobei die neueste Suche zuerst aufgeführt wird.
Wählen Sie eine gespeicherte Suche aus der Liste aus. NinjaOne SaaS Backup zeigt Ihre Auswahl mit einem aktiven Optionsfeld an.
Wählen Sie Mark for Review. NinjaOne SaaS Backup wird einen Bestätigungsdialog anzeigen.
Klicken Sie auf Zustimmen.
NinjaOne SaaS Backup zeigt die Seite " Überprüfungsprozess an, und Ihre gespeicherte Suchauswahl erscheint an erster Stelle in der Liste. Sie sehen ein sich drehendes Symbol, das anzeigt, dass NinjaOne SaaS Backup den Überprüfungsprozess vorbereitet. Der Vorbereitungsprozess kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Dieses sich drehende Symbol verschwindet, sobald die Erstellung des Überprüfungsprozesses abgeschlossen ist.

Nur die Rollen Kontobesitzer, Volladministrator und Compliance-Prüfer können einen Prüfprozess erstellen.
Achten Sie darauf, dass die Anzahl der ausgewählten E-Mails 100.000 nicht übersteigt, da dies den Erstellungsprozess erheblich verlangsamt. Verwenden Sie Filter wie den Datumsbereich, um die Anzahl der E-Mails in der gespeicherten Suche zu reduzieren.

Kriterien für den Überprüfungsprozess anzeigen

Sie können die in einem Überprüfungsprozess verwendeten Kriterien einsehen.

Navigieren Sie zu Compliance → Überprüfungsprozess.
Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten (Weitere Optionen) in der Liste der Überprüfungsprozesse.
Wählen Sie Ansichtskriterien.
Es erscheint ein Dialogfeld mit den Kriterien, die für die ausgewählte gespeicherte Suche verwendet wurden.

Verwaltung des Überprüfungsprozesses

Die E-Mail auf der Seite für den Überprüfungsprozess kann verschiedene Status enthalten, z. B. "In Vorbereitung", "Zur Überprüfung markiert" oder "X% Überprüfung abgeschlossen".

Vergewissern Sie sich, dass Ihr Konto im Archivierungsplan enthalten ist und Sie eine entsprechende Rolle haben. Benutzer mit den Rollen Eigentümer, Verwalter, Beauftragter für die Einhaltung der Vorschriften, Überprüfungsbeauftragter und Überprüfer haben Zugriff auf den Überprüfungsprozess.

Überprüfen von zugewiesenen E-Mails

Sobald Sie mit der Überprüfung einer E-Mail beauftragt sind, stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:

Ausgewählte E-Mails überprüfen

Wählen Sie ein Überprüfungsverfahren aus der Liste aus. Die Seite E-Mails anzeigenwird geöffnet.
Wählen Sie eine oder mehrere E-Mails mit Hilfe der Kontrollkästchen aus, oder öffnen Sie eine einzelne E-Mail.
Klicken Sie auf Als geprüft markieren.

Alle E-Mails als geprüft markieren

Wählen Sie ein Überprüfungsverfahren aus der Liste aus.
Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten (Weitere Optionen), und wählen Sie Alle als geprüft markieren.
Ein Bestätigungsdialog wird angezeigt, um die Aktion zu bestätigen. Klicken Sie auf OK, und alle E-Mails in der Liste werden als geprüft markiert.

Nur der Compliance- und Überprüfungsbeauftragte kann eine Überprüfung aller E-Mails im Hauptmenü der Überprüfungsprozessliste vornehmen.

Löschen eines Überprüfungsprozesses

Mit der Funktion "Überprüfung löschen" werden alle Status von E-Mails während des Überprüfungsvorgangs gelöscht. Die gespeicherte Suche oder E-Mail wird nicht entfernt, aber die E-Mail wird nicht mehr in den Überprüfungsprozess einbezogen. Diese Aktion erfordert eine gewisse Bearbeitungszeit. Wenn ein Überprüfungsprozess im Gange ist, wird NinjaOne SaaS Backup warten, bis dieser abgeschlossen ist, bevor es fortfährt.

Klicken Sie in der Liste Überprüfungsprozess auf das Aktionsmenü, um einen Überprüfungsprozess aufzurufen, und wählen Sie dann Löschen.
NinjaOne SaaS Backup wird einen Bestätigungsdialog anzeigen. Klicken Sie auf OK , um alle E-Mail-Status aus der Liste der Überprüfungsprozesse zu entfernen.

Mehrere Überprüfungsvorgänge

Es kann vorkommen, dass einige E-Mails in mehr als einer gespeicherten Suche erscheinen. In diesem Fall fügt NinjaOne SaaS Backup die Tags Zur Überprüfung markiert und Überprüft nur einmal hinzu. Dieser Markierungsstatus ändert sich, wenn der Überprüfungsstatus von einem Benutzer mit Zugriff auf den Überprüfungsprozess geändert oder gelöscht wird.

Die Bearbeitung des Hinzufügens und Löschens von Bewertungskennzeichen wird einige Zeit in Anspruch nehmen. Überprüfen Sie Ihre Suchkriterien, bevor Sie Tags hinzufügen oder löschen. Bei Bedarf können Sie mehrere Suchkriterien in Ihrer eDiscovery-Suche verwenden.

E-Mail-Löschung

Die einzige Benutzerrolle mit der Möglichkeit zum Löschen von E-Mails ist die Rolle des Datenschutzbeauftragten (DSB). Ein DSB ist eine Führungsrolle im Bereich der Unternehmenssicherheit, die durch die Datenschutzgrundverordnung (GDPR) und ähnliche Vorschriften vorgeschrieben ist. Der behördliche Datenschutzbeauftragte überwacht die Datenschutzstrategie eines Unternehmens und deren Umsetzung, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden.

Löschregeln und wichtige Punkte, die beim Löschen von E-Mails zu beachten sind.

Nur Volladmins können die DSB-Rolle für einen Benutzer aktivieren. Die Rolle kann jedoch sowohl intern als auch extern in einer Organisation sein.
Ein DSB kann nur E-Mails löschen, die ihm über den Überprüfungsprozess der eDiscovery-Suche zugewiesen wurden.
Jeder Administrator oder Compliance- und Prüfungsbeauftragte kann eine eDiscovery-Suche durchführen und E-Mails zum Löschen markieren.
Sobald der behördliche Datenschutzbeauftragte die Löschung von E-Mails beantragt, kann er diese E-Mails überprüfen.
Wenn der Datenschutzbeauftragte entscheidet, dass NinjaOne SaaS Backup einige E-Mails nicht löschen soll, kann er sie aus dem Löschvorgang herausnehmen.
Ein behördlicher Datenschutzbeauftragter muss vor dem Löschen von E-Mails den Grund für die Löschung angeben, der in die Prüfprotokolle zur Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften aufgenommen wird.
Einmal gelöschte E-Mails können nicht wiederhergestellt werden.
Sie können keine E-Mails löschen, die rechtlich gesperrt sind.

E-Mails zum Löschen markieren

Jeder Administrator oder Compliance- und Prüfungsbeauftragte kann eine eDiscovery-Suche durchführen und E-Mails zum Löschen markieren.

Um E-Mails zum Löschen zu markieren, führen Sie folgende Schritte aus:

Melden Sie sich im NinjaOne SaaS Backup Endbenutzerportal als Administrator oder Compliance- und Prüfungsverantwortlicher an.
Navigieren Sie auf dem Dashboard zu Compliance -> eDiscovery -> Gespeicherte Suche.
Wählen Sie die gewünschte gespeicherte Suche für den Überprüfungsprozess aus, und klicken Sie dann auf Zur Überprüfung markieren.
Ein Dialogfeld wird angezeigt; wählen Sie Für Überprüfung markieren & Löschen (DPO). Optional können Sie auch eine Notiz in das dafür vorgesehene Textfeld eintragen.
Klicken Sie auf Erstellen , um die Erstellung des Überprüfungsprozesses abzuschließen.

NinjaOne SaaS Backup öffnet die Seite " Überprüfungsprozess " und Ihre letzte zum Löschen markierte E-Mail erscheint als erste in der Liste.

Überprüfen und Aufheben der Markierung von Nachrichten, die Sie zum Löschen vorgemerkt haben

Der behördliche Datenschutzbeauftragte kann Nachrichten überprüfen und die Löschvormerkung aufheben, indem er den Status "zum Löschen markiert" so ändert, dass die Nachricht erhalten bleibt. Diese Aktion stellt sicher, dass NinjaOne SaaS Backup die E-Mail nicht löscht, wenn der Datenschutzbeauftragte die Löschung startet.

Melden Sie sich als Datenschutzbeauftragter (DSB) im NinjaOne SaaS Backup Endbenutzerportal an.
Navigieren Sie auf dem Dashboard zu Compliance -> Review Process.
Klicken Sie auf die gespeicherte Suche "Zum Löschen markiert".
Öffnen Sie eine Nachricht, die Sie zum Löschen markiert haben.
Klicken Sie auf Nachricht behalten.

Löschen von E-Mails

Der behördliche Datenschutzbeauftragte kann E-Mails löschen, die er zuvor zur Löschung markiert hat, mit Ausnahme von Nachrichten, die rechtlich zurückgehalten werden.

Das Löschen von E-Mails ist unwiderruflich. Gelöschte E-Mails können nicht wiederhergestellt werden und NinjaOne SaaS Backup entfernt sie dauerhaft aus allen Backups. Alle Löschvorgänge, einschließlich des Namens des behördlichen Datenschutzbeauftragten und des angegebenen Grundes für die Löschung, werden im Prüfprotokoll dokumentiert. Seien Sie vorsichtig und überlegen Sie genau, bevor Sie eine E-Mail löschen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die zum Löschen markierten E-Mails zu löschen:

Melden Sie sich beim Archiv-Dashboard als Datenschutzbeauftragter (DSB) an.
Navigieren Sie auf dem Dashboard zu Compliance -> Review Process.
NinjaOne SaaS Backup wird einen Dialog anzeigen. Klicken Sie auf Löschung starten.
NinjaOne SaaS Backup zeigt einen Texteingabe-Dialog an. Geben Sie den Grund für die Löschung ein, der aus Gründen der Compliance in die Audit-Protokolle aufgenommen wird.
Sie können das Kontrollkästchen neben Benachrichtigung per E-Mail nach Abschluss der Löschung aktivieren, damit NinjaOne SaaS Backup Sie benachrichtigt, sobald die Löschung abgeschlossen ist.
Klicken Sie auf Bestätigen, um den Löschvorgang abzuschließen.

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