Archivierung und Journaling

Thema

Dieser Artikel gibt Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Archivierung und Protokollierung in Dropsuite.

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Dropsuite

Beschreibung

Diese Fragen über Dropsuite Archive wurden von unseren Kunden gestellt und von unseren Produktspezialisten beantwortet. Wählen Sie ein Thema aus, um fortzufahren.

Wie funktioniert Dropsuite Archive?
Welche Methode verwendet Dropsuite zur Archivierung?
An welche Mailbox wird es weitergeleitet? Wer hostet die Mailbox?
Wird das Journal immer erfolgreich ausgeführt?
Wie kann ich überprüfen, ob ein Fehler in der Journaleinrichtung vorliegt?
einer Sicherung ein Journalfehler auftritt?
Wie kann ich die Gruppe der Verteilerliste aktualisieren?

Wie funktioniert Dropsuite Archive?

Das folgende Diagramm zeigt, wie Dropsuite Archive funktioniert, vom Hinzufügen eines E-Mail-Kontos für die Sicherung bis zur Authentifizierung, Protokollierung und Speicherung von E-Mails in Echtzeit. Sie bietet einen klaren Überblick über die wichtigsten Schritte im Archivierungsprozess.

**1. Screenshot**: Journaling Workflow (zum Vergrößern anklicken)

Die folgenden Schritte erläutern den Ablauf des Verfahrens im Detail:

Sicherung starten und Journal-ID festlegen

Um E-Mail-Konten zur Sicherung hinzuzufügen, folgen Sie der Anleitung für Ihre Plattform:

Nachdem Sie erfolgreich E-Mail-Konten zu Backups hinzugefügt haben, wird Dropsuite:

Führen Sie eine erste Sicherung aller vorhandenen E-Mails in diesen Postfächern durch.
Legen Sie eine Journal-ID (eine externe E-Mail-Adresse, die zum Sammeln von Journalnachrichten verwendet wird) als Ziel für das E-Mail-Journaling fest.

Journaling-Einrichtung

Bei der Einrichtung des Journals wird eine Regel erstellt, die automatisch eine Kopie jeder (eingehenden und ausgehenden) E-Mail an eine spezielle E-Mail-Adresse, das so genannte Journal-Postfach, sendet. Dropsuite verwaltet diese Mailbox.

Für Microsoft 365-Tenants richtet Dropsuite diese Journalregel automatisch über eine sichere PowerShell-Verbindung ein.
Für Google Workspace-Tenants muss der Nutzer das Journaling manuell einstellen. Die Anleitung zur Einrichtung finden Sie hier: Leitfaden zur Sicherung und Archivierung von Google Workspace.

Sobald Sie das Journaling eingerichtet haben, erhält Dropsuite Kopien aller neuen E-Mails in Echtzeit für eine kontinuierliche Sicherung und Einhaltung der Vorschriften.

E-Mail-Archivierung

Nachdem Sie die Protokollierung eingerichtet haben, wird Dropsuite:

Sammeln Sie alle Journal-E-Mails (eingehende und ausgehende) aus dem Journal-Postfach.
Organisieren Sie sie nach Benutzern und bewahren Sie sie sicher auf.
Erhalten Sie Kopien aller neuen E-Mails in Echtzeit für eine kontinuierliche Sicherung und Einhaltung der Vorschriften.

Welche Methode verwendet Dropsuite zur Archivierung?

Dropsuite verwendet Journaling, um E-Mails in Echtzeit zu archivieren, mit unterschiedlichen Methoden je nach E-Mail-Plattform:

Für Microsoft 365 (M365) und Hosted Exchange:

Dropsuite verwendet eine PowerShell-Remoteverbindung, um:

Erstellen Sie eine Verteilergruppe.
Fügen Sie ausgewählte Postfächer als Mitglieder dieser Gruppe hinzu.
Richten Sie eine Journalregel ein, die alle ein- und ausgehenden E-Mails in ein spezielles externes Journalpostfach kopiert.

Dropsuite sichert E-Mails in Echtzeit und überwacht das Journal-Postfach, um Nachrichten abzuholen und zu archivieren.

Für Google Workspace (GWS):

Google Workspace unterstützt weder PowerShell noch Envelope Journaling. Der Benutzer muss das Journaling manuell konfigurieren, indem er die folgenden Schritte durchführt:

Richten Sie eine Weiterleitungsregel in der Google Admin-Konsole ein
Geben Sie das externe Journal-Postfach von Dropsuite als Ziel an

Diese Einstellung ermöglicht es Dropsuite, eine Kopie aller protokollierten E-Mails zur Archivierung zu erhalten.

In beiden Fällen führt Dropsuite eine erste Sicherung der vorhandenen E-Mails durch, nachdem Postfächer zum Sicherungsplan hinzugefügt wurden. Das Journaling sorgt dann für eine kontinuierliche Sicherung neuer E-Mails in Echtzeit.

An welche Mailbox wird es weitergeleitet? Wer hostet die Mailbox?

Dropsuite kopiert E-Mails in ein Journal-Postfach, das nur für Ihre Organisation erstellt wurde. Diese spezielle Mailbox wird von Dropsuite sicher gehostet und verwaltet. Wir sammeln automatisch E-Mails aus dieser Mailbox und fügen sie Ihrem Archiv hinzu.

Wird das Journal immer erfolgreich ausgeführt?

Wir können keine 100%ige Erfolgsquote garantieren. Ein Journaleinrichtungsfehler tritt auf, wenn das System während der Einrichtung fehlende oder falsche Konfigurationen feststellt. Infolgedessen funktioniert das Journaling nicht, und E-Mail-Sicherungen können sich nur auf periodische Schnappschüsse stützen. Dies kann zu Lücken im Versicherungsschutz führen und die Einhaltung der Vorschriften beeinträchtigen.

Häufige Gründe für diesen Fehler sind:

Falsche oder unvollständige Einrichtung von Journalregeln.
Abgelaufene oder ungültige Berechtigungsnachweise.
Fehlende erforderliche Berechtigungen.
Fehlkonfiguration des Systems während der Einrichtung.
Falsche E-Mail-Routing-Einstellungen.

Wie kann ich überprüfen, ob ein Fehler in der Journaleinrichtung vorliegt?

Die Partner erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ihr Mieter sich erneut authentifizieren muss.

Was passiert, wenn bei meiner Sicherung ein Journalfehler auftritt?

Ein Fehler bei der Einrichtung eines Journals tritt in der Regel aufgrund von Problemen mit den Anmeldeinformationen auf. Wir benötigen die Unterstützung des Benutzers, um seine Anmeldedaten über das Endbenutzerportal zu aktualisieren oder sich neu zu authentifizieren, um dieses Problem zu beheben. M365 und GWS haben jeweils unterschiedliche Methoden, um das Problem zu lösen.